Автоматизация аптек

О чем эта статья

Итак, мы продолжаем разбирать кейсы по автоматизации на примерах различных отраслей бизнеса. Темой данной статьи стала автоматизация аптек. Данный материал также будет актуален для медицинских пунктов при лечебных учреждениях, аптечных сетей и оптовых фармацевтических предприятий.

Для удобства навигации, статья разбита на следующие темы:

• Цели автоматизации;
• Особенности бизнеса, которые нужно учесть;
• Частые ошибки бизнеса без ведения учёта;
• Преимущества внедрения автоматизации;
• Что нужно для автоматизации аптеки;
• Итоги.

К каким результатам может привести автоматизация аптек?

Автоматизация продаж — это внедрение систем и программных решений для автоматизации оперативных процессов и учета продаж. Некоторые могут опасаться автоматизации из-за переживаний о сложности внедрения, изменениях в рабочих процессах и возможных потерях рабочих мест. Однако, в реальности, правильно реализованная автоматизация может повысить эффективность и рентабельность бизнеса.

Автоматизация аптек может привести к улучшению управления запасами лекарств, сокращению ошибок в учете и обслуживании клиентов, повышению эффективности работы и увеличению прибыли аптеки. Также, это может улучшить взаимодействие с клиентами, обеспечивая более быстрое и точное обслуживание.

Особенности бизнеса

Автоматизировать аптеку сложнее, чем обычный магазин, так как учет в аптеках имеет свои особенности. Это происходит из-за специфики продаваемой продукции (лекарства, медицинские изделия). Некоторые из основных особенностей учета в аптеках включают:

1. Сложность учета лекарственных препаратов: Нужно вести учёт лекарственных препаратов по различным параметрам, таким как название, дозировка, срок годности, производитель и т.д.
2. Контроль за сроками годности: Важно следить за сроками годности лекарств и обеспечить правильную ротацию товаров. Программа также может предлагать скидки на товары с заканчивающимся сроком.
3. Рецептурный учет: Необходимо отслеживать выписанные лекарства по рецептам врачей.
4. Соблюдение законодательства: Учет в аптеках должен соответствовать законодательству и регуляторным требованиям, например, контролю наркотических препаратов.
5. Контроль цен: Для препаратов из списка ЖНВЛП государство устанавливает процент надбавки от цены производителя. Программа должна контролировать стоимость лекарств в аптеке и проверять их соответствие с региональной шкалой наценок.
6. Маркировка: С 2020 года действует обязательная маркировка лекарств. Программа должна иметь возможность передавать данные о приемке, продаже и списании препаратов в систему МДЛП.
7. Взаимодействие с медицинскими учреждениями: В некоторых случаях аптеки могут работать с медицинскими учреждениями, поставляя лекарства и обеспечивая учет и отчетность.
8. Партионный учет: В аптеках удобнее устанавливать цены на каждую партию лекарственных средств отдельно. Программа автоматизации должна поддерживать партионный метод расчета себестоимости.

Автоматизация учета в аптеках помогает справляться с этими особенностями, облегчая процессы учета и повышая эффективность работы.

Ошибки отсутствия автоматизации

Многие аптеки, с которыми мы сталкивались, заявляли о неточности учета запасов. Отсутствие системы учета может привести к ошибкам в подсчете и контроле остатков, что может привести к недостатку или переизбытку товаров. А вкупе с отсутствием контроля срока годности это может привести к большим финансовым потерям на брак.

Также распространенной проблемой является низкая скорость обслуживания клиентов и очереди. Ручное оформление продаж и рецептов может занимать много времени, а высокая конкуренция среди аптечных сетей может переманить клиентов.

Без автоматизации возможны ошибки в оформлении рецептов и выдаче лекарств, что может повлечь негативные последствия для пациентов.

Автоматизация аптеки: преимущества

1. Точный учет запасов: Автоматизированные системы позволяют точно отслеживать остатки лекарств и других товаров, предотвращая недостаток или переизбыток.
2. Ускорение обслуживания: Автоматизированные кассы и системы оформления рецептов сокращают время обслуживания клиентов, улучшая их опыт и удовлетворенность.
3. Минимизация ошибок: Автоматизация уменьшает вероятность ошибок при оформлении рецептов и выдаче лекарств, обеспечивая более безопасное обслуживание пациентов.
4. Аналитическая информация: Системы автоматизации предоставляют полезную аналитическую информацию о продажах, популярных продуктах, поведении клиентов и других ключевых показателях, что помогает принимать более обоснованные управленческие решения.
5. Интеграция с другими системами: Автоматизированные системы могут легко интегрироваться с другими программами, такими как учет, аналитика или системы маркировки, упрощая общий бизнес-процесс и повышая эффективность работы аптеки.

Что нужно для автоматизации

• Товароучетная программа для ведения учёта товаров и составления отчётов;

Программа должна работать с системой МДЛП и учитывать все особенности бизнеса.

• Касса для выдачи чеков;
• Вспомогательное торговое оборудование для упрощения ведения бизнеса.

Выбор торгового оборудования для аптеки обычно базируется на скорости его работы, чтобы избежать очередей в кассовой зоне.

Теперь рассмотрим каждый пункт подробнее.

Программа для учёта

Для учета продаж и управления товарным запасом используется специализированное программное обеспечение. Оно позволяет принимать платежи, вести товарный учет, работать с различным оборудованием и обеспечивать высокую скорость работы. Учитывая особенности бизнеса, мы рекомендуем сразу 3 варианта:

1. 1С:Розница 8 Аптека. Решение идеально подходит для одиночных или сетевых аптек. Стоимость 30 100 рублей.

2. 1С:Предприятие 8. Управление аптечной сетью. Программа подходит для торговли и консолидации данных в аптечных сетях и на предприятиях оптовой торговли фармацевтическими препаратами. Стоимость 47 900 рублей.

3. 1С:Медицина. Больничная аптека. Редакция 2. Решение предназначено для автоматизации внутри медицинских организаций и в розничных аптечных пунктах больниц. Стоимость 58 000 рублей.

Все эти программы имеют возможность продажи товаров, интегрируются с системами контроля и маркировки лекарственных препаратов, а также способны обмениваться данными с 1С:Бухгалтерией, чтобы обеспечить точность ещё и регламентированного учёта.

Касса

В соответствии с требованиями закона, большинство предпринимателей должны использовать онлайн-кассы. К онлайн-кассе также нужен фискальный накопитель (ФН) и банковский терминал для приёма безналичных платежей.

Касса в аптеке должна быть быстрой, чтобы не создавалось очередей, а также обладать широким чеком, так как препараты имеют длинные названия. Под эти параметры подходят АТОЛ 22Ф или АТОЛ 20Ф. Стоимость от 42 500 рублей.

Вспомогательное оборудование

1. Сканер штрих-кодов

Сканер — незаменимый помощник любого магазина, особенно при продаже маркированного товара. Он в разы ускоряет процесс продажи товаров и снижает вероятность ошибки.

Пример: Проводной сканер MERTECH 2210 P2D SUPERLEAD или Сканер штрих-кода АТОЛ SB2108 Plus. Стоимость от 5 400 рублей.

2. Дисплей QR-кодов

Как вы уже знаете, сейчас активно развивается вариант оплаты через QR-код. Этот вариант выбирают многие, так как он предоставляет предпринимателю пониженный процент банковской комиссии и мгновенное зачисление средств на счет.

Присоединив дисплей к программе, QR-код будет формироваться автоматически, а сумма оплаты будет «зашита» в этот код. Клиенту останется только отсканировать его и нажать «Оплатить».

Пример: Дисплей QR-кодов MERTECH QR-PAY. Стоимость 4 800 рублей.

3. Денежный ящик

Хотя это необязательная покупка, он обеспечивает безопасное хранение наличных денег. Для доступа к ящику можно использовать ключ или автоматическую команду от кассы при пробитии чека.

Пример: Электромеханический денежный ящик G-Sense 335S или Механический денежный ящик АТОЛ SB-245. Стоимость от 2 700 рублей.

4. Принтер этикеток

Так как в аптеках используется партионный учет, то гораздо удобнее работать, если в программе можно создать и распечатать этикетки партии, ценники, стеллажные карты.

Для аптеки мы рекомендуем использовать термотрансферный принтер, ведь этикетки в данном случае будут храниться до 5 лет.

Пример: Термотрансферный принтер G-Sense TT426B или Термотрансферный принтер этикеток АТОЛ ТТ41. Стоимость от 11 900 рублей.

Выводы

Автоматизация аптек способствует повышению эффективности, точности и скорости обслуживания пациентов, а также обеспечивает более точный учет запасов и минимизацию ошибок, улучшая общее качество работы аптек и удовлетворенность клиентов.

Минимальная стоимость автоматизации начинается от 73 500 рублей (программа и касса). Уже с первых дней работы вам будут заметны положительные изменения. А с течением времени расходы на программное обеспечение и установку оборудования полностью окупятся.

Нужна автоматизация аптеки?