Автоматизация оптики

О чем эта статья

Итак, мы продолжаем разбирать кейсы по автоматизации на примерах различных отраслей бизнеса. Темой данной статьи стала автоматизация салонов оптики, которые работают со специфическим ассортиментом (очки, комплектующие для их изготовления, контактные линзы, аксессуары) и бизнес-процессами (обследование зрения, изготовление очков).

Для удобства навигации, статья разбита на следующие темы:

• Цели автоматизации;
• Особенности бизнеса, которые нужно учесть;
• Частые ошибки бизнеса без ведения учёта;
• Преимущества внедрения автоматизации;
• Что нужно для автоматизации салона оптики;
• Итоги.

К каким результатам может привести автоматизация оптики?

Автоматизация — это внедрение современных технологий и программных решений для автоматического выполнения задач, управления процессами и улучшения эффективности бизнеса. Некоторые боятся автоматизации, опасаясь потери рабочих мест или сложности в освоении новых систем, но в реальности она может существенно повысить производительность, оптимизировать ресурсы и улучшить клиентский опыт. Сфера оптики — не исключение, поэтому давайте рассмотрим какого эффекта можно достичь при внедрении автоматизации в данной отрасли.

1. Улучшение обслуживания клиентов. Настроенная система позволяет быстрее и точнее обрабатывать заказы на очки, линзы или контактные линзы. Это сокращает время ожидания клиентов и повышает их удовлетворенность обслуживанием.
2. Оптимизация учета и инвентаризации. С помощью специализированной программы вы сможете легко отслеживать остатки товаров на складе. Салону удастся оптимизировать свой ассортимент и управлять запасами более эффективно.
3. Улучшение управления. Вы сможете получать данные о продажах, прибыли и других ключевых метриках. А на основе этих данных вы сможете принимать более обоснованные решения и улучшать бизнес-процессы.
4. Снижение ошибок при обработке заказов и учете данных, что способствует повышению точности работы и уменьшает потери.
5. Увеличение прибыльности. Все вышеперечисленные факторы приводят к повышению эффективности салона оптики, что в итоге увеличить его прибыльность и конкурентоспособность на рынке.

Особенности бизнеса

Учёт в салоне оптики имеет свои особенности из-за специфики продукции и услуг. Основные особенности учёта включают:

1. Учёт оптических изделий: необходимо учитывать оправы, очковые линзы, контактные линзы, солнцезащитные очки и другие оптические товары с различными характеристиками и параметрами.
2. Различные единицы измерения: учёт может осуществляться как в штуках (например, количество проданных оправ), так и в оптических параметрах (например, диоптрии или размеры линз).
3. Учёт клиентов: важно отслеживать данные клиентов, их предпочтения, историю покупок и рецепты для контактных линз.
4. Оперативность и точность: учёт в салоне оптики требует оперативного и точного отслеживания продаж, заказов, поставок и наличия товаров.
5. Интеграция с оптическими приборами: автоматизированные системы учёта в салонах оптики часто интегрируются с приборами для проведения оптических измерений и подбора очков.

Ошибки отсутствия автоматизации

Большинство салонов оптик в нашей практике называли основную причину ошибок в неправильном учёте и наличии товаров. Вручную тяжело отслеживать огромное количество оптических товаров, а неточности могут привести к недостатку товаров или излишкам, что несет за собой финансовые потери.

Второй частой ошибкой называют недостаточный контроль качества обслуживания. Без автоматизации трудно отследить работу персонала, качество обслуживания клиентов и соблюдение рекомендаций при подборе оптических изделий. Также часто теряют данные о клиентах, так как сложно вручную вести учёт рецептов для очков и контактных линз.

Из наиболее распространенных ошибок также называют расхождения управленческого и бухгалтерского учёта, а также недостаток данных из отчётов, чтобы принимать взвешенные решения. Данные риски являются общими для всех отраслей.

Автоматизация оптики: преимущества

1. Точный учет товаров. Отслеживайте наличие оптических товаров, избегая ситуаций с недостаточным запасом или излишками.
2. Улучшенное обслуживание клиентов. Быстрее и точнее обрабатывайте рецепты, храните данные о клиентах и их предпочтениях.
3. Эффективное управление персоналом: отслеживайте работу персонала, контролируйте выполнение задач и оптимизируйте штат сотрудников.
4. Упрощенный бухгалтерский учет. Вы сможете вести точный бухгалтерский учет финансовых операций и налогов, что уменьшает вероятность ошибок и штрафов.
5. Аналитика и отчетность. Все данные о продажах, клиентской активности и эффективности работы салона в одной программе.
6. Оптимизация запасов. Точный контроль уровня запасов оптических товаров, что снижает риски связанные с недостатком товаров или заморозкой средств в неликвидных позициях.
7. Интеграция с другими системами. Вы можете настроить обмен с программой для бух.учёта, Битрикс и системой маркировки. Это упрощает и улучшает общий бизнес-процесс.
8. Большая точность и надежность. Программа для учёта обеспечивает большую точность и надежность учета и обработки данных, что способствует снижению ошибок и повышению эффективности работы салона.

Что нужно для автоматизации

• Товароучетная программа для ведения учёта товаров и составления отчётов;
• Касса для выдачи чеков;
• Вспомогательное торговое оборудование для упрощения ведения бизнеса.

Выбор торгового оборудования для салона оптики обычно базируется на соотношении цена-качество. Именно поэтому мы рекомендуем выбрать распространенных «рабочих лошадок», а большее внимание уделить учётной программе.

Теперь рассмотрим каждый пункт подробнее.

Программа для учёта

Для учета продаж и управления товарным запасом используется специализированное программное обеспечение. Оно позволяет принимать платежи, вести товарный учет, работать с различным оборудованием и обеспечивать высокую скорость работы. Учитывая особенности бизнеса, мы рекомендуем 1С:Розница 8. Салон оптики (стоимость 26 400 рублей).

В программе есть 2 основных рабочих места: врача и кассира. Врач может вести учёт по истории клиента, а кассир — может подбирать линзы прямо с центральной страницы программы. А в качестве дополнительной аналитики учета в программе можно указать следующие параметры зрения: сфера (Sph), цилиндр (Cyl), Ось (Ax), аддидация (Add), диаметр (Prism, Dia), база (Basis), базовая кривизна (BC), межцентровое расстояние, острота зрения, цвет.

Программа также способна обмениваться данными с 1С:Бухгалтерией, чтобы обеспечить точность ещё и регламентированного учёта.

Также мы рекомендуем вам обратить внимание на сервис 1С-Товары. Он позволяет эффективно управлять запасами, учетом товаров, продажами и другими бизнес-процессами, облегчая работу магазина и повышая его эффективность за счет использования сервера прогнозирования. Пример еженедельного отчета можно посмотреть здесь.

Касса

В соответствии с требованиями закона, большинство предпринимателей должны использовать онлайн-кассы. К онлайн-кассе также нужен фискальный накопитель (ФН) и банковский терминал для приёма безналичных платежей.

Для салона оптики мы рекомендуем самые проверенные варианты с подключением денежного ящика, например АТОЛ 30Ф+ или АТОЛ 11Ф. Стоимость от 22 500 рублей.

Вспомогательное оборудование

1. Сканер штрих-кодов

Сканер — незаменимый помощник любого магазина, особенно при продаже маркированного товара. Он в разы ускоряет процесс продажи товаров и снижает вероятность ошибки.

Пример: Проводной сканер MERTECH 2210 P2D SUPERLEAD или Сканер штрих-кода АТОЛ SB2108 Plus. Стоимость от 5 400 рублей.

2. Дисплей QR-кодов

Как вы уже знаете, сейчас активно развивается вариант оплаты через QR-код. Этот вариант выбирают многие, так как он предоставляет предпринимателю пониженный процент банковской комиссии и мгновенное зачисление средств на счет.

Присоединив дисплей к программе, QR-код будет формироваться автоматически, а сумма оплаты будет «зашита» в этот код. Клиенту останется только отсканировать его и нажать «Оплатить».

Пример: Дисплей QR-кодов MERTECH QR-PAY. Стоимость 4 800 рублей.

3. Денежный ящик

Хотя это необязательная покупка, он обеспечивает безопасное хранение наличных денег. Для доступа к ящику можно использовать ключ или автоматическую команду от кассы при пробитии чека.

Пример: Электромеханический денежный ящик G-Sense 335S или Механический денежный ящик АТОЛ SB-245. Стоимость от 2 700 рублей.

4. Принтер этикеток

Принтер позволит распечатать ценники и штрихкоды для товаров для ускорения их продажи. Также принтер может быть полезен для оптимизации работы склада и во время инвентаризации.

Для салона оптики рекомендуется использовать термотрансферный принтер, ведь этикетки в данном случае будут храниться до 5 лет.

Пример: Термотрансферный принтер G-Sense TT426B или Термотрансферный принтер этикеток АТОЛ ТТ41. Стоимость от 11 900 рублей.

Выводы

Подводя итоги, автоматизация салона оптики приводит к повышению эффективности работы, сокращению ошибок и улучшению обслуживания клиентов, что способствует росту прибыли и укреплению бизнеса.

Минимальная стоимость автоматизации начинается от 48 900 рублей (программа и касса). Уже с первых дней работы вам будут заметны положительные изменения. А с течением времени расходы на программное обеспечение и установку оборудования полностью окупятся.

Нужна автоматизация оптики?