Как автоматизация финансового учета в 1С помогает бизнесу

Финансовый учет — это основа успешного управления бизнесом, особенно в условиях растущей сложности процессов. Автоматизированные решения позволяют компаниям обеспечить прозрачность данных, минимизировать ошибки и сосредоточиться на развитии.

Мы в компании Датекс Софт недавно завершили проект автоматизации фин.учета для клиента, которому было необходимо не только навести порядок в учете, но и упростить повседневные задачи сотрудников. Поговорим же подробнее о том, как именно автоматизация финансового учета в 1С помогла нашему клиенту.

Какие задачи стояли перед нами?

К нам обратился клиент, у которого уже был установлен продукт 1С:ERP Управление предприятием, настройки которого были до конца не завершены. По этой причине клиент управлял финансами вручную, используя разрозненные данные из нескольких систем, в том числе отдельных таблиц. Это создавало ряд сложностей:

1. Долгий процесс обработки заявок и согласования платежей
   Процесс согласования был следующим: распечатывался счёт, сотрудник шёл с бумажным образцом в другой корпус к сотруднику, который утверждал оплату, затем возвращался на своё рабочее место и передавал бумажный документ в оплату. Временные затраты на каждый счёт были колоссальными.
2. Отсутствие удобных инструментов для прогнозирования движения денежных средств
   Для прогнозирования клиенту приходилось вручную собирать данные в таблицах, что приводило к расхождениям в версиях документов и увеличивало временные затраты.
3. Высокие риски ошибок при ручной обработке данных
   Был высок риск учесть не все данные для прогнозирования бюджета, так как риск ошибки из-за человеческого фактора был очень высок;
4. Большое количество договоров с уникальными условиями для разных клиентов
   Не было единой системы хранения договоров и их условий, поэтому для согласования приходилось сверяться с текстом договора, чтоб требовало дополнительного времени.

Целью проекта стало создание единой системы для автоматизации финансовых процессов, которая повысит точность учета и упростит управление денежными потоками.

Как мы решили задачи клиента?

По итогам нескольких калибровочных встреч, совместно мы приняли решение провести автоматизацию на базе программы 1С:ERP Управление предприятием с дополнительным модулем БИТ.ФИНАНС/ Управленческий учет, настроить и доработать систему с учетом потребностей бизнеса клиента.

Решение БИТ.ФИНАНС была выбрано нами, так как оно эффективно решает задачи управления денежными средствами, которые клиент поставил перед нами. Подсистема «Казначейство» включает в себя:

• Составление бюджета движения денежных средств с учётом статей оборотов, сценариев и ЦФО;
• Формирование прогнозов платежей и платёжного календаря для предотвращения кассовых разрывов;
• Согласование и автоматическое создание платёжных документов на основании заявок;
• Оперативное управление заявками: статус «В работе», «Утверждена», «Оплачена»;
• Контроль остатков на счетах и лимитов бюджета, предотвращение превышений;
• Анализ движения средств через план-фактные и детализированные отчёты.

Такое комплексное решение объединяет работу всех участников финансового процесса, обеспечивая полный цикл планирования и управления денежными потоками, что особенно важно при большом объёме операций.

Основные этапы работы:

1. Интеграция данных

• Установили модуль БИТ.ФИНАНС/ Управленческий учет;
• Провели загрузку недостающих справочников и документов в программу из Excel;
• Убрали дубли и проверили корректность данных после переноса.

2. Автоматизация процессов

• Настроили многоуровневые маршруты согласования документов с указанием ответственных лиц;
• Настроили рабочее место казначея для удобства работы ответственных лиц;
• Настроили права пользователей и доступы на уровне объектов внутри документов (RLS);
• Настроили автоматический расчет финансовых показателей, что исключило необходимость ручного ввода;
• Настроили доступы пользователей к данным по определенным ЦФО и статьям бюджетного планирования;
• Внесли изменения в документы, включая добавление новых реквизитов и статусов, что позволило улучшить аналитику и контроль.
• Настроили рассылку уведомлений для ответственных лиц;
• Настроили клиенту подсистему «Управление договорами», чтобы создавать графики платежей и начислений, формировать заявки на затраты, привязанные к договорам, контролировать суммы договоров в рамках бюджетов (БДДС и БДР) и отслеживать исполнение договоров.

3. Разработка аналитических инструментов

• Создали платёжный календарь с прогнозами. Теперь клиент может видеть движение денежных средств по периодам, статьям затрат и контрагентам, что помогает принимать более взвешенные решения.

4. Обучение и сопровождение

• Провели консультации по новому функционалу для сотрудников компании клиента и написали обучающие инструкции.

Что получил клиент?

Клиент получил инструмент, который не только упрощает работу, но и помогает избежать кассовых разрывов, планировать бюджет и контролировать расходы с максимальной точностью. В результате внедрения, получены следующие результаты:

• Упрощение и ускорение работы сотрудников, финансовые данные стали прозрачными и легко доступными;
• Снижение временных затрат на согласование платежей в 4 раза;
• Снижение рисков и количества ошибок благодаря автоматизации процессов;
• Возможность прогнозирования движения денежных средств для улучшения контроля над бизнесом;
• Удобство и гибкость в работе с отчётами и документами.

Почему клиенты выбирают нас?

Мы в Датекс Софт специализируемся на автоматизации учета и знаем, как превратить сложные задачи в удобные решения. Наша команда сертифицированных специалистов работает с передовыми программными продуктами семейства 1С и БИТ.ФИНАНС. Мы сможем подобрать решения, которые подходят именно вашему бизнесу.

Если вы хотите оптимизировать финансовый учет, сократить время на обработку данных и сосредоточиться на развитии компании, свяжитесь с нами. Мы поможем!

Или заполните форму обратной связи ниже, и наш менеджер свяжется с вами в кратчайшие сроки.