Переход на КЭДО: что нужно предусмотреть и как это сделать

О чем эта статья

Данная статья – вторая из цикла о КЭДО. В этой статье мы решили пошагово разобрать, как проходит переход на КЭДО. Для удобства навигации мы разбили эту статью на блоки:

• Переход на КЭДО – право или обязанность?
• Пошаговая инструкция по переходу:
  • Выбрать информационную систему;
    • Госпортал “Работа в Росиии”;
    • Самостоятельные разработки;
    • Готовые коммерческие решения;
  • Документально утвердить переход компании на кадровое ЭДО;
  • Оповестить сотрудников.

Обязателен ли переход на КЭДО

Как мы уже говорили в первой статье, переход на кадровый электронный документооборот на текущий день является добровольным. Согласно ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ, работодатель вправе сам принять решение о внедрении КЭДО в их организации.

Отдельно подчеркнём, что право выбора есть и у сотрудников. Так, при переходе на КЭДО работодатель обязан получить согласие или отказ у каждого сотрудника компании отдельно. В случае отказа – оформление документов по работе продолжится на бумаге, согласно ч. 5 ст. 22.2 ТК РФ. Исключение сделано только для работников, который ранее не работали официально. Если сотрудник принимается на работу впервые после 31.12.2021, то его согласие на КЭДО не требуется (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ).

Как происходит переход на КЭДО пошагово

Для полноценного внедрения КЭДО потребуется информационная система и электронные подписи, как работодателя, так и сотрудников.

Сотрудник может использовать собственную электронную подпись. При необходимости её выпуска – расходы на приобретение берет на себя работодатель, согласно ч. 12, 13 ст. 22.2 ТК РФ.

А для работы со стороны организации необходимо приобрести усиленную квалифицированную подпись (УКЭП). Её выдают исключительно в специальных удостоверяющих центрах, получивших аккредитацию. Такая подпись обеспечивает полную юридическую силу документа, поэтому она необходима руководителям организаций и сотрудникам кадровой службы.

Согласно ТК РФ с помощью УКЭП обязательно подписывать следующие документы:

• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• договор о материальной ответственности;
• ученический договор;
• приказ о дисциплинарном взыскании (ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ).

Для остальных документов можно использовать обычную неквалифицированная подпись (УНЭП). Но если у вас всего один сотрудник будет подписывать документы от лица организации, то удобнее оформить одну УКЭП для решения всех задач, что описывается в ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ.

Итак, перейдём к шагам по внедрению.

Шаг 1. Выбрать систему для работы с КЭДО

Сразу оговорим, что вариантов у вас несколько:

1. Государственный портал «Работа в России» или trudvsem.ru

Эта система представляет из себя государственный портал. Сотрудники компании с КЭДО могут подписывать документы простой электронной подписью. А для этого потребуется подтвержденная учетная запись на Госуслугах.

Преимущество в том, что использование портал бесплатно и не требует доработок. Однако, есть и ряд недостатков. К примеру, для работы в данном портале придется дублировать работу в вашей программе для расчета заработной платы, ведь интеграция не предусмотрена. Сотрудникам обязательно нужна будет учетная запись Госуслуг, а при этом они всё равно не смогут отправлять запросы работодателю.

2. Самостоятельная разработка решения

Преимуществом данного варианта является то, что вы сами контролируете, как будут храниться данные вашей организации и будете независимы от сторонних разработчиков.

Однако следует оговорить и недостаток разработки собственной информационной системы — это сложный и дорогостоящий процесс. В процессе разработки нужно будет учесть все особенности кадрового делопроизводства. Нужно настроить процессы подписания, обмена, учета и хранения документов (а, как мы говорили в прошлой статье, срок хранения некоторых документов от 45 до 75 лет). При этом организовать архив нужно с учетом закона, требований ГОСТ, а также нужно обеспечить безопасное хранение данных.

Также разработчик должен обеспечить интеграцию собственной ИС с порталом «Работа в России», чтобы государство могло контролировать КЭДО.

Поэтому многим организациям выгоднее выбрать вариант готового решения, ведь финансовые и трудозатраты в разы ниже, чем для собственной разработки.

3. Готовые решения

Это те решения, которые разрабатывались крупными организациями, с учётом специфики законодательства и всех требований к КЭДО. На текущий момент на рынке присутствует более десятка готовых решений.

Преимуществом данного варианта является то, что вам не нужно дублировать данные по сотрудникам в двух системах, а затраты на внедрение будут минимальными, так как у большинства есть интеграция с учетными системами вроде 1С, Битрикс и т.д. К недостаткам можно отнести только затраты на внедрение в вашу компанию, а также ненадежность некоторых небольших сервисов. Напомним, что некоторые документы необходимо хранить от 45 до 70 лет, поэтому рекомендуем выбирать проверенных партнеров.

Наша главная рекомендация – это использование 1С:Кабинет сотрудника. С помощью этого сервиса можно напрямую из 1С делать рассылку расчетных листков сотрудникам. Также возможно обмениваться любыми неформализованными кадровыми документами, даже нереализованными в 1С. Сотрудники могут через личный кабинет написать заявление, запросить справку 2-НДФЛ, оформить заявку на отпуск и много другое. Подробнее об этом сервисе мы также расскажем в следующей статье.

Шаг 2. Утвердить переход на КЭДО с помощью локальных актов

На данном этапе необходимо документально подтвердить переход на электронный кадровый документооборот. Документ не имеет зафиксированной формы и может быть оформлен в произвольном виде. Чаще всего оформляется, как положение или приказ о введении КЭДО. В положение рекомендуется внести следующую информацию:

• общие положения (цель введения КЭДО, описание терминов и понятий, указание нормативных документов);
• список документов, которые будут оформляться с помощью КЭДО;
• типы ЭЦП для работодателя и сотрудников;
• ответственные от лица организации;
• сотрудники, давшие согласие на КЭДО;
• лица, поступающие на работу;
• указание информационной системы, выбранной для ведения КЭДО;
• перечень лиц, которые осуществляют контроль и техническую поддержку системы;
• порядок прохождения документов и сроки их подписания;
• случаи обмена документами на бумажном носителе (для сотрудников, которые отказались от КЭДО, или в случае отсутствия доступа к информационной системе);
• порядок перехода (ответственные за переход, сроки введения, порядок инструктажа работников и получения их согласия или несогласия).

Отметим, что в сервисе 1С:Кабинет сотрудника уже есть образцы всех заявлений и положений, их остаётся только распечатать. А если вы используете другой сервис, то мы предлагаем ознакомиться с образцом положения перехода на КЭДО.

Шаг 3. Уведомление сотрудников о переходе, получение их согласия или отказа.

Последним шагом является оповещение сотрудников. Работодателю необходимо получить либо согласие на обработку документов сотрудников в электронном виде, либо отказ. Если от сотрудника будет получен отказ, то дальнейшее оформление его документов нужно будет продолжить в прежнем “бумажном” формате.

Само уведомление, а также соглашение или отказ сотрудника оформляются в произвольном виде и не формализованы. В 1С:Кабинете сотрудника есть формы уведомлений, а принять решение о переходе сотрудник может с помощью одной кнопки.

Отдельно уточним, что если сотрудник на начальном этапе отказался от КЭДО, но в будущем принял решение о переходе на КЭДО – он может написать заявление о переходе в любой момент.

Сегодня было много новой и полезной информации. Мы разобрались с тем, как же перейти на КЭДО. Напоминаем, что предыдущая статья была о том, что такое КЭДО и обязательно ли его использовать. А следующая статья о том, как работать с КЭДО напрямую в решениях 1С.

Нужна персональная консультация по КЭДО?

Тогда заполняйте форму ниже. Наши специалисты проконсультируют вас!