Компания Датекс Софт внедрила УНФ в работу ООО «Группа компаний «Волгаремсервис»

Группа компаний «Волгаремсервис» с 2007 года занимается обеспечением малых и крупных промышленных предприятий сжатым воздухом, за счет поставки компрессорного оборудования и его обслуживания. Компания реализует свои услуги по всей территории России, а также делает все для качественного обслуживания своих клиентов. Наш девиз: «СЖАТЫЙ ВОЗДУХ В СЖАТЫЕ СРОКИ».  Для того, чтобы соответствовать заявленному качеству, мы имеем собственную ремонтную базу, 5 мобильных сервисных бригад, автомобильный парк для оперативного выезда к клиентам. Мы являемся официальным дилером десяти заводов-производителей компрессорного оборудования, поэтому, покупая у нас компрессорное оборудование, клиент получает не только минимальную цену, но и полную заводскую гарантию, а также может быть уверен в наличии необходимых запасных частей для оборудования, так как на нашем складе располагается более 3000 единиц оборудования, запчастей, расходных материалов.

Путь к автоматизации

В начале 2019 года наша компания столкнулась с проблемами в области автоматизации. Система, находившаяся в тот момент в компании, не отвечала нашим требованиям по всем фронтам:

• она медленно работала;
• не позволяла бухгалтеру получить информацию о деятельности организации для сдачи отчетности;
• система имела большое количество ошибок, была устаревшей и сложно дорабатываемой;
• не позволяла вести учет деятельности предприятия в полном объеме.

Для решения этих задач мы обратились к компании «Датекс Софт». Ребята прибыли к нам уже на следующий день и мы провели первое совместное совещание по вопросам автоматизации. Руководство нашей компании описало бизнес-процессы, протекающие в компании:

• Продажа оборудования.

Получение заказов, выписка счетов и коммерческих предложений, получение оплаты от клиентов, реализация проданного оборудования.

• Осуществление ремонтов.

Получение заказ-наряда на обслуживание, отправка мобильной бригады, реализация работ на территории заказчика, начисление зарплаты мастерам.

• Управление запасами.

Поддержание необходимого остатка на складе, оформление заказов поставщикам, резервирование запасов.

Все было бы достаточно просто, однако все кроется в мелочах. Для того, чтобы данные процессы протекали без ошибок, необходимо было подобрать программу, которая бы по максимуму соответствовала всем требованиям.

Со стороны учета продаж:

• Оборудование может быть продано комплектами
• Требуется модуль учета доставки
• Печатные формы для коммерческих предложений и счетов, включающие спецификацию оборудования
• Товары должны резервироваться на складе под заказ клиента
• Должны подгружаться прайс-листы производителей для актуальности цен
• В системе должен вестись учет оригиналов документов
• Учет различных видов продаж (в регионе присутствия или по всей России)
• Учет дебиторской задолженности

Со стороны склада:

• Должен вестись учет закупок у поставщиков
• Возможность инвентаризации, формирования резервов и перемещений по складу
• Работа с оборудованием 

Со стороны учета ремонтов:

• Расчет заработной платы исполнителей ремонтов
• Учет норм времени исполнения работ по ремонту
• Возможность формирования заданий на работу бригад

Общие требования к системе:

• В системе должно быть реализовано разделение по правам пользователей
• Должна быть реализована интеграция с 1С:Бухгалтерия
• К документам в системе могут быть прицеплены отсканированные копии документов
• Должен вестись учет действий пользователей в системе и возможность откатить изменения

Задачи по автоматизации были обрисованы и «Датекс Софт» приступил к работе.

Как происходила автоматизация 

Ребята начали работать командой сразу по четырем направлениям: бухгалтерия, учет кадров, управленческий учет, а также решали вопрос с сервером и удаленным доступом к базам.

Для целей управленческого учета выбрали программу 1С:Управление нашей фирмой 8.  

Первое, что предстояло сделать — перенести данные в новую систему. Это удалось сделать за первый месяц. Параллельно произошел перенос всех контуров учета на актуальные версии программ. А дальше внедрение пошло полным ходом!

Специалисты провели обучение по работе с программой для отдела бухгалтерии, отдела продаж, отдела по обслуживанию клиентов, кладовщиков, логиста, помощников и секретарей. Проследили за тем, чтобы каждый сотрудник компании знал как он мог выполнять требуемые от него действия. Когда не хватало того или иного функционала, например, печатной формы или отчета, специалисты дорабатывали их за считанные дни, а бывало и «день в день». В итоге, примерно за 2 месяца, мы получили рабочую программу и обученный персонал. Это позволило нам выйти на новый уровень автоматизации компании и больше не отвлекаться на автоматизацию обычных процессов, а заняться уникальными особенностями нашего предприятия. К примеру, мы настроили автоматическую рассылку отчетности на почту ответственным сотрудникам и доработали рассылку информации по доставке товаров для клиентов. Была реализована привязка оборудования клиента к заказ-наряду, разработан блок учета зарплат и командировок мобильных бригад. Был разработан и интегрирован в общую систему блок учета оригиналов документов.

Примерно через месяц наступил отчетный период, и мы смогли сдать всю отчетность напрямую из 1С, так как к этому моменту интеграция с программой 1C:УНФ была настроена уже в полной мере, и все, что заводили менеджеры по продажам и кладовщики, сразу же появлялось в бухгалтерии. Благодаря сбору статистики и возможности сделать калькуляцию заказа, мы получили возможность рассчитать рентабельность сделки еще до момента ее осуществления, причем в 2 клика, достаточно только лишь сделать предварительную калькуляцию заказа. 

Для улучшения качества работы склада к программе был подключен принтер этикеток: для быстрой маркировки товаров, а также доработан модуль заказа минимальных остатков номенклатуры, благодаря которому мы контролируем наличие жизненно важных позиций номенклатуры у нас на складе.

Хочется отметить, что мы не хотим останавливаться на достигнутом и продолжаем автоматизироваться. В ближайших планах уточненный сбор финансовых показателей предприятия, а также разработка полностью автоматического формирования KPI отдела продаж. В данный момент мы разрабатываем систему автоматического изменения состояний заказов покупателей в зависимости от внешних условий. Реализация данного процесса поможет сократить временные затраты на передачу информации между отделами продаж, снабжения и логистики, что безусловно положительно отразится на качестве оказания услуг нашим клиентам. В разработке данного блока мы положились на работу виртуального ассистента «Даши», которая автоматически выполняет часть операций над заказами, а также предупреждает нас и оповещает наших клиентов в случае необходимости. 

Результат

В первую очередь хочется отметить, что наконец-то появился порядок, процессы работают так, как должны, менеджеры тратят гораздо меньше времени на оформление документации, ничего не тормозит и работает как надо, а бухгалтерия получает все необходимые данные. Замечательный продукт 1С:УНФ был установлен и действительно заработал, нам даже не пришлось покупать новый сервер, развернули все на уже существующем. Все поставленные цели были достигнуты за разумные деньги! 

• Выросла производительность труда, по нашим замерам на 20%.
• Сократились трудозатраты на подготовку внутренней отчетности — в разы.
• Появилась возможность вести KPI сотрудников прямо в 1С и там же рассчитывать их заработную плату.

Выполнены работы 

• Обучение персонала работе с программой/системой
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Дистанционное обучение пользователей
• Работы по настройке и внедрению типового/отраслевого программного обеспечения
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Интеграция с другими системами на базе «1С:Предприятия»
• Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ

Другие работы

• Установка и настройка сервера
• СУБД Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
• Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
• Продажа выбранных программных продуктов

Сопровождение

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций «1С:Предприятие»
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций «1С:Предприятие», диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой «1С»
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами «1С»
• Оформлен платный договор 1С:ИТС Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам «Задать вопрос на линию консультаций 1С», «Задать вопрос аудитору»

Автоматизированы функции

• Управление продажами, логистикой и транспортом (SFM, WMS, TMS)
• Транспорт Учет подвижного состава
• Планирование расхода ГСМ
• Учет собственного транспорта Продажи (сбыт), сервис, маркетинг
• Оформление заказов покупателей
• Расчет нормативной себестоимости заказов
• Ценообразование, прайс-листы 
• Учет продаж ТМЦ
• Взаиморасчеты с покупателями
• Оптовая торговля
• Розничная торговля
• Подключение торгового оборудования
• Склад и логистика
• Управление складскими запасами
• Резервирование ТМЦ
• Учет ТМЦ в цеховых кладовых
• Анализ запасов ABC/XYZ
• Подключение складского оборудования
• Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей
• Бюджетирование, финансовое планирование
• Мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности предприятия
• Управление денежными средствами (казначейство)
• Управленческий учет
• Документооборот (ECM)
• Учет рабочего времени
• Учет договоров
• Управление бизнес-процессами и ИТ-процессами
• Автоматизация бизнес-процессов
• Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками
• Оформление заказов поставщикам
• Планирование закупок
• Учет прихода ТМЦ
• Взаиморасчеты с поставщиками