Автоматизация магазина цветов

О чем эта статья

Сегодня мы начинаем новый цикл статей на тему автоматизации бизнеса. Мы будем разбирать кейсы по автоматизации на примерах различных отраслей бизнеса. Темой же данной статьи стала автоматизация магазина цветов.

Для удобства навигации, статья разбита на следующие темы:

• Цели автоматизации;
• Особенности бизнеса, которые нужно учесть;
• «Слепые пятна» бизнеса без ведения учёта;
• Преимущества внедрения автоматизации;
• Что нужно для автоматизации цветочного магазина;
• Итоги.

Зачем же нужна автоматизация магазина цветов?

Цветочные магазины — это отличный выбор для начала ведения бизнеса. Ведь цветы необходимы на любом празднике и сопровождают нас на всем протяжении жизни.

Однако, чтобы сделать бизнес успешным и прибыльным, необходимо правильно организовать бизнес-процессы и автоматизировать учет и продажи товаров. Именно это и является целью автоматизации.

Особенности цветочного бизнеса

Открывая цветочный магазин, необходимо учесть следующие моменты:

1. Сезонность влияет на объемы продаж цветов. Хотя цветы покупаются круглогодично, наибольший спрос на них наблюдается в период крупных праздников, таких как 14 февраля, 8 марта, 1 сентября, День учителя и другие.
2. Закупка цветов происходит партиями, а продажи осуществляются поштучно. Для того чтобы точно отслеживать информацию о закупках и продажах, необходимо грамотно вести учет товаров.
3. Свежесть цветов играет важную роль, поскольку они быстро теряют свою привлекательность. Цветочные магазины часто сталкиваются с операциями списания, уценки товара и предоставления скидок.
4. Формирование номенклатуры. При продаже цветов важно правильно определить итоговую стоимость, учитывая такие факторы, как дополнительная упаковка или наличие сопутствующих товаров, например, подарков.

Риски отсутствия автоматизации

Многие предприниматели, стремясь сэкономить на автоматизации, ведут учет и управление торговыми процессами вручную, используя журналы или таблицы Excel. Однако, работая без автоматизации, владельцы цветочных магазинов рискуют столкнуться с некоторыми проблемами:

1. Отсутствие ясного представления о количестве товаров в магазине. При ручном учете продавец вынужден записывать все продажи вручную, что может привести к путанице. А в случае большого наплыва клиентов, продавец может не успеть записать все продажи или допустить ошибку при записи. В нашей практике даже был продавец, который просто держал все продажи в голове, потому что ему было так удобнее.
2. Необходимость постоянного контроля. Без автоматизации большая часть времени тратится на отслеживание точного количества проданных цветов и остатков товара в магазине. А постоянные пересчёты на бумаге могут породить громадное количество ошибок по итогам месяца.
3. Ограниченные возможности роста бизнеса. Без автоматизации затруднительно прогнозировать продажи и строить аналитику для эффективного развития. Конечно же, можно открывать новые точки «по ощущениям», но целесообразнее строить свой бизнес на точных данных.
4. Риск недобросовестного поведения персонала. В случае отсутствия автоматизированной системы учета, продавцы могут продать товар без использования кассы, что может привести к некорректной финансовой отчетности и пересортице на складе.

Автоматизация магазина цветов: преимущества

Внедрение системы автоматизации позволяет избавить предпринимателя от рутиных задач и предоставляет точную статистику о самых продаваемых и наименее востребованных товарах.

Преимущества автоматизации в цветочном магазине:

1. Автоматический расчет остатков товаров после продаж, списаний и поступлений. Это освобождает продавца от необходимости ручного пересчета товаров и записи данных в журнал или Excel.
2. Экономия времени благодаря готовой номенклатуре. В программе можно завести список товаров и использовать его при продаже, избегая ручного ввода названий товаров.
3. Доступ к карточкам товаров с указанием цены. Это помогает продавцу избежать ошибок при определении стоимости товара и снижает риск путаницы.
4. Управление программой лояльности, проведение акций и акционирование, инвентаризация и списание товаров. Все эти операции учитываются в программе, что облегчает процесс учета и управления товарным запасом.
5. Поддержка различных способов оплаты. Современное программное обеспечение поддерживает все виды платежей, включая наличные, оплату картой или системами быстрых платежей, что обеспечивает удобство и быстроту проведения транзакций.
6. Аналитика и отчетность. Автоматизированная система предоставляет возможность анализировать продажи и предсказывать спрос, основываясь на данных о прошлых периодах. Это помогает планировать закупки и продажи в будущем.
7. Ведение партийного учета. Программное обеспечение позволяет отслеживать закупки цветов по партиям и отражать это в учете.
8. Учёт доставки цветов. Многие владельцы цветочного бизнеса предпочитают осуществлять доставку самостоятельно. Существуют удобные решения, такие как мобильные приложения для организации доставки.

Что нужно для автоматизации

• Товароучетная программа для ведения учёта товаров и составления отчётов;
• Кассовый аппарат для выдачи чеков;
• Вспомогательное торговое оборудование для упрощения ведения бизнеса.

Теперь рассмотрим каждый пункт подробнее.

Программа для учёта

Для учета продаж и управления товарным запасом используется специализированное программное обеспечение. Оно позволяет принимать платежи, вести товарный учет, работать с программами лояльности и другими функциями. Учитывая особенности бизнеса, мы рекомендуем несколько вариантов:

1. 1С:Розница (стоимость от 4 000 рублей);
2. 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) (стоимость от 6 000 рублей).

Обе программы имеют удобное рабочее место кассира (РМК) и синхронизируются с 1С:Бухгалтерия для удобства сдачи отчётности. В программах содержатся отчёты для расчета прибыли бизнеса и данные о продажах для руководителя.

Отличие же в том, что УНФ имеет встроенную CRM-систему и обладает системой сборки заказов. С её помощью мы сможете также рассчитывать себестоимость букета.

Также у УНФ есть мобильное приложение, которое позволит автоматизировать процесс доставки заказов.

Касса

В соответствии с требованиями закона, большинство предпринимателей должны использовать онлайн-кассы, в том числе и в цветочном бизнесе. К онлайн-кассе также может потребоваться фискальный накопитель (ФН) и банковский терминал, если вы принимаете безналичные платежи.

Пример: АТОЛ 30Ф или АТОЛ 1Ф. Стоимость от 16 000 рублей.

Вспомогательное оборудование

1. Принтер этикеток

Принтер позволит распечатать этикетки для сувенирной продукции для облегчения ей продажи. Также вы можете распечатать для себя этикетки с наиболее часто-продаваемыми наборами, чтобы ускорить процесс оформления продажи.

Пример: Термопринтер этикеток MERTECH LP58 EVA или Принтер этикеток АТОЛ BP21. Стоимость от 10 100 рублей.

2. Сканер штрих-кодов

Да, нанести на каждый цветок штрихкод не получится, но сканер может быть полезным при продаже сувенирных товаров, подарочных наборов, игрушек или при приемке товара по партиям. Он в разы ускоряет процесс, по сравнению с ручным вводом данных в систему.

Пример: Проводной сканер MERTECH 2210 P2D SUPERLEAD или Беспроводной сканер G-Sense IS1401R. Стоимость от 5 400 рублей.

3. Дисплей QR-кодов

Как вы уже знаете, сейчас активно развивается вариант оплаты через QR-код. Этот вариант выбирают многие, так как он предоставляет предпринимателю пониженный процент банковской комиссии и мгновенное зачисление средств на счет.

А присоединив дисплей к 1С, QR-код будет формироваться автоматически, а сумма оплаты будет «зашита» в код. Клиенту останется только отсканировать его и нажать «Оплатить».

Пример: Дисплей QR-кодов MERTECH QR-PAY. Стоимость 4 800 рублей.

4. Денежный ящик

Хотя это необязательная покупка, он обеспечивает безопасное хранение наличных денег. Для доступа к ящику можно использовать ключ или автоматическую команду от кассы при пробитии чека.

Пример: Электромеханический денежный ящик G-Sense 335S или Механический денежный ящик АТОЛ SB-245. Стоимость от 2 700 рублей.

Выводы

Для успешного развития цветочного бизнеса необходимо грамотно организовать бизнес-процессы, начиная от закупки качественных товаров и обеспечения отличного клиентского сервиса, и заканчивая автоматизацией торговли.

Автоматизация позволяет избежать траты времени на ручной учет в журналах и таблицах. Важно выбрать подходящее программное обеспечение для кассовой системы и учета товаров, а также рассмотреть возможности мобильных приложений для организации доставки.

Минимальная стоимость автоматизации начинается от 20 000 рублей. Она может принести вам прибыль уже в первый месяц работы, а в дальнейшем — преумножить её. Важно, что автоматизация даже одного магазина позволит вам отработать свои бизнес-процессы на старте и легко масштабироваться в будущем.