Автоматизация стоматологии

О чем эта статья

Итак, мы продолжаем разбирать кейсы по автоматизации на примерах различных отраслей бизнеса. Темой данной статьи стала автоматизация стоматологии. Данный материал также будет актуален как для частных практикующих врачей-стоматологов, так и для стоматологических центров и клиник, в том числе крупных сетей.

Для удобства навигации, статья разбита на следующие темы:

• Цели автоматизации;
• Особенности бизнеса, которые нужно учесть;
• Частые ошибки бизнеса без ведения учёта;
• Преимущества внедрения автоматизации;
• Что нужно для автоматизации стоматологии;
• Итоги.

К каким результатам может привести автоматизация стоматологии?

Автоматизация продаж — это внедрение систем и программных решений, которые позволяют оптимизировать оперативные процессы и учет продаж. Некоторые могут опасаться этого шага из-за сложности внедрения, изменений в рабочих процессах и возможных потерь рабочих мест. Однако, правильно реализованная автоматизация на самом деле способствует повышению эффективности и рентабельности бизнеса.

Автоматизация стоматологии может привести к повышению эффективности и точности обработки информации о пациентах, улучшению управления медицинскими записями и сокращению времени ожидания. Она также может повысить уровень клинической заботы, оптимизировать процессы лечения и управления запасами. А также она может улучшить коммуникацию внутри медицинской команды.

Особенности бизнеса

Учет в стоматологии имеет свои особенности из-за медицинской специфики деятельности. Основные особенности учета в стоматологии включают:

1. Учет медицинских данных пациентов: стоматологическая клиника должна хранить и обрабатывать медицинские записи, истории болезни и зубные формулы, данные о проведенных процедурах и лечении пациентов с соблюдением правил конфиденциальности и безопасности.
2. Учет материалов и инструментов: стоматологические клиники имеют разнообразные материалы и инструменты, которые должны быть правильно учтены для обеспечения эффективной работы и предотвращения нехватки необходимых ресурсов.
3. Маркировка лекарственных препаратов: с 2020 года введена маркировка лекарственных препаратов. Для автоматизации необходимо выбрать решение, которое обменивается информацией с МДЛП.
4. Учет рабочего времени и расписания: для эффективной организации работы персонала и приема пациентов, стоматологическая клиника должна вести учет рабочего времени сотрудников и составлять оптимальное расписание приемов.
5. Учет запасов и закупок: стоматологическая клиника должна следить за наличием запасов материалов и оборудования, чтобы своевременно осуществлять закупки и предотвращать ситуации нехватки.
6. Учет документов и лицензий: стоматологическая клиника должна иметь актуальные документы, разрешения и лицензии, а их учет и контроль должны быть в соответствии с законодательством и медицинскими стандартами.

Ошибки отсутствия автоматизации

Ведение медицинских записей и историй болезни вручную может привести к ошибкам и потере информацию. Это влияет на качество и безопасность оказываемых услуг.

В отсутствие автоматизированной системы учета, стоматологические клиники могут столкнуться с проблемами управления запасами, недостаточным контролем над расходованием материалов, что может привести к необходимости дополнительных заказов или непредвиденным простоям.

Частой ошибкой также называют неточности в учете финансовых транзакций. Это может привести к ошибкам при расчете оплаты услуг, страховых сборов, взаимодействию с поставщиками и так далее.

Следующая ошибка — некорректный учет рабочего времени. Возможны проблемы с составлением оптимального расписания приемов и недостаточной эффективностью работы персонала.

Также клиенты сейчас ценят высокий уровень сервиса. Без CRM-системы можно упустить важные события в плане лечения пациентов, что снижает их лояльность к вашему бизнесу.

Автоматизация стоматологии: преимущества

1. Улучшение качества обслуживания пациентов: эффективно управляйте расписанием приемов, учетом медицинских данных и историй болезни. Это повышает точность диагностики и лечения.
2. Оптимизация управления ресурсами и материалами: вы улучшите учет запасов, заказы и расходование материалов, что способствует более рациональному использованию ресурсов и сокращению издержек.
3. Улучшение бухгалтерского учета: точный и своевременный учет финансовых транзакций, что способствует более эффективному финансовому планированию и контролю.
4. Улучшение управления рабочим временем: грамотно планируйте рабочее время персонала, что способствует оптимизации работы и повышению производительности.
5. Повышение безопасности и конфиденциальности данных: обеспечивайте защиту медицинских данных пациентов и конфиденциальность информации. Это критически важно для стоматологических клиник.
6. Улучшение коммуникации с пациентами: взаимодействуйте с пациентами, предоставляйте им уведомления и напоминания о предстоящих приемах. Так вы сможете повысить уровень удовлетворенности клиентов и их лояльности к клинике.

Что нужно для автоматизации

• Товароучетная программа для ведения учёта товаров и составления отчётов;
• Касса для выдачи чеков;
• Вспомогательное торговое оборудование для упрощения ведения бизнеса.

Программа должна работать с системой МДЛП и учитывать все особенности бизнеса.

Выбор торгового оборудования для стоматологической клиники обычно базируется на внешнем виде оборудования. Мы выбрали для вас визуально привлекательные, но при этом исполнительные модели.

Теперь рассмотрим каждый пункт подробнее.

Программа для учёта

Для учета продаж и управления товарным запасом используется специализированное программное обеспечение. Оно позволяет принимать платежи, вести товарный учет, работать с различным оборудованием и обеспечивать высокую скорость работы. Учитывая особенности бизнеса, мы рекомендуем 1С: Медицина. Стоматологическая клиника. Стоимость 45 300 рублей.

Программа предоставляет инструменты для автоматизации операций в стоматологической сфере. Она позволяет вести учет пациентов, записи на прием, медицинскую и финансовую документацию, управлять складом медицинских материалов, а также проводить анализ деятельности клиники. Это помогает оптимизировать рабочие процессы, улучшить обслуживание пациентов и обеспечить более эффективное управление клиникой.

Важно, что программа легко интегрируется с системами контроля и маркировки лекарственных препаратов, а также способны обмениваться данными с 1С:Бухгалтерией, чтобы обеспечить точность ещё и регламентированного учёта.

Касса

В соответствии с требованиями закона, большинство предпринимателей должны использовать онлайн-кассы. К онлайн-кассе также нужен фискальный накопитель (ФН) и банковский терминал для приёма безналичных платежей.

Касса в клинике должна быть привлекательной и не давать сбоев в работе. Под эти параметры подходят АТОЛ 30Ф или АТОЛ 11Ф. Стоимость от 26 500 рублей.

Вспомогательное оборудование

1. Сканер штрих-кодов

Сканер — незаменимый помощник любого бизнеса, особенно при продаже маркированных лекарственных препаратов. Он в разы ускоряет процесс продажи товаров и снижает вероятность ошибки.

Пример: Проводной сканер MERTECH 2210 P2D SUPERLEAD или Сканер штрих-кода АТОЛ SB2108 Plus. Стоимость от 5 400 рублей.

2. Дисплей QR-кодов

Как вы уже знаете, сейчас активно развивается вариант оплаты через QR-код. Этот вариант выбирают многие, так как он предоставляет предпринимателю пониженный процент банковской комиссии и мгновенное зачисление средств на счет.

Присоединив дисплей к программе, QR-код будет формироваться автоматически, а сумма оплаты будет «зашита» в этот код. Клиенту останется только отсканировать его и нажать «Оплатить».

Пример: Дисплей QR-кодов MERTECH QR-PAY. Стоимость 4 800 рублей.

3. Денежный ящик

Хотя это необязательная покупка, он обеспечивает безопасное хранение наличных денег. Для доступа к ящику можно использовать ключ или автоматическую команду от кассы при пробитии чека.

Пример: Электромеханический денежный ящик G-Sense 335S или Механический денежный ящик АТОЛ SB-245. Стоимость от 2 700 рублей.

4. Принтер этикеток

Так как в стоматологических клиниках часто изготавливаются изделия под пациента, то важно верно его промаркировать, поэтому мы рекомендуем использовать принтер этикеток.

Для стоматологии мы рекомендуем использовать термопринтер, ведь этикетки в данном случае будут храниться до полугода.

Пример: MERTECH LP80 EVA или АТОЛ BP21. Стоимость от 11 900 рублей.

Выводы

Автоматизация стоматологий приводит к повышению качества медицинского обслуживания, оптимизации ресурсов и улучшению учета данных. Это также обеспечивает повышение безопасности и конфиденциальности информации, и удовлетворенность пациентов.

Минимальная стоимость автоматизации начинается от 72 000 рублей (программа и касса). Уже с первых дней работы вам будут заметны положительные изменения. А с течением времени расходы на программное обеспечение и установку оборудования полностью окупятся.

Нужна автоматизация стоматологии?