1С:Зарплата и кадры государственного учреждения ПРОФ

Программа позволяет рассчитывать денежное довольствие сотрудников федеральных органов исполнительной власти.

• должности описываются по принадлежности к воинской правоохранительной службе;
• учитываются воинские и специальные звания;
• специальные документы регистрируют:
  • поступление сотрудника правоохранительной службы в распоряжение командира части;
  • вступление в должность;
  • освобождение от должности;
  • кадровый перевод;
  • исключение из списков части;
  • перевод стажера с трудового договора на контрактную основу.

В программе ведется учет стажа правоохранительной службы.

При учете денежного довольствия сотрудников правоохранительных органов в программе создаются характерные для правоохранительной службы начисления, которые можно использовать в качестве плановых:

• оклад по должности;
• оклад по специальному званию;
• надбавка за выполнение задач, связанных с риском для жизни и здоровья, в мирное время.
• надбавка за квалификационное звание;
• надбавка за особые условия службы;
• надбавка за работу со сведениями, составляющими гостайну;
• надбавка за стаж службы. Шкала зависимости процента надбавки от стажа сотрудника предопределена программой в соответствии с действующим законодательством;
• премия за добросовестное выполнение служебных обязанностей.

Для расчета денежного довольствия военнослужащих в программе есть:

• должности, которые описываются по принадлежности к воинской службе;
• учет воинских и специальных званий;
• специальные документы, которые регистрируют:
  • поступление военнослужащего в распоряжение командира части;
  • вступление в должность;
  • освобождение от должности;
  • кадровый перевод;
  • исключение из списков части;
  • перевод военнослужащего со службы по призыву на службу по контракту.

В программе ведется учет стажа воинской службы.

При учете денежного довольствия военнослужащих в программе автоматически создаются характерные для воинской службы начисления, которые можно назначать сотрудникам в качестве плановых:

• оклад по воинской должности (ОВД);
• оклад по воинскому званию (ОВЗ);
• надбавка за выслугу лет на военной службе (ПНВЛ). Шкала зависимости процента надбавки от стажа сотрудника предопределена программой в соответствии с действующим законодательством;
• надбавка за особые условия военной службы;
• надбавка за работу со сведениями, составляющими гостайну;
• надбавка за классную квалификацию;
• надбавка за выполнение задач, связанных с риском для жизни и здоровья, в мирное время;
• премия за добросовестное выполнение служебных обязанностей. Премия не требует ввода показателей. Она начисляется автоматически, если это указано в настройках программы.

Реализовано исчисление денежного содержания гражданских служащих государственных органов управления, а также оплаты труда муниципальных служащих.

В кадровом учете предусмотрено создание «Контракта госслужащего» и «Договора муниципального служащего». Возможно переводить сотрудников с государственной (муниципальной) службы на трудовой договор кадровым переводом.

Помимо должностных окладов в соответствии с замещаемыми должностями гражданской (муниципальной) службы возможно начислять гражданским (муниципальным) служащим месячный оклад в соответствии с присвоенным классным чином, а также весь спектр характерных ежемесячных и иных дополнительных выплат.

Для начисления отпуска госслужащим и обычным сотрудникам существует единый документ «Отпуск», учитывающий статус работника. Так же устроены начисления по среднему заработку и увольнению.

Можно регистрировать дополнительные отпуска, предусмотренные законом для государственных (муниципальных) служащих:

• отпуск за выслугу лет на государственной службе;
• отпуск за ненормированный рабочий день.

Количество дней отпуска можно указать в справочнике «Должности» и в документе «Прием на работу».

Помимо этого ведется учет стажа на государственной (муниципальной) службе.

Осуществляется автоматический контроль ввода сведений для расчета денежного содержания.  При приеме сотрудника на работу программа предложит ввести классный чин и стаж работы на государственной (муниципальной) службе.

В программе предусмотрена специфическая классификация должностей государственных (муниципальных) служащих по группам и категориям, которая используется в отчетности по формам 1-ГС, 2-ГС, 1-МС, 2-МС.

Разработана форма реестра госслужащих, включающая в себя все необходимые данные.

1С:Зарплата и кадры государственного учреждения позволяет полностью автоматизировать кадровый учет и расчет заработной платы работников учреждений здравоохранения.

Федеральный регистр медработников

Взаимодействие с федеральным регистром медработников через специальные документы позволяет:

• загружать словари регистра;
• формировать описания дополнительных характеристик объектов конфигурации в соответствии со словарями медрегистров;
• выгружать сведения по штатному расписанию организации и о персональных сведениях сотрудников в формате регистра.

Тарификация

«Отчет по тарификации» позволяет формировать тарификационные списки в соответствии с отчетными формами Приказа ФМБА РФ от 11.11.2009 № 749 «Об утверждении временного порядка проведения тарификации работников федеральных бюджетных учреждений здравоохранения и социальной защиты ФМБА России»). С помощью этого отчета можно получать оперативную информацию для работы планово-экономических служб, рассчитывать и контролировать фонд оплаты труда и следить за другими финансовыми показателями.

Отчет содержит несколько подготовленных форм, но может настраиваться пользователем вручную.

В качестве источников данных для отчета используются:

• сведения о штатном расписании,
• сведения о работнике,
• сведения о плановых начислениях работника.

Для корректного отображения сведений о плановых начислениях сотрудников в тарификационной отчетности предусмотрены соответствующие характеристики показателей начислений.

Работа с наркотическими средствами

Процесс получения разрешения на работу со спецсредствами предполагает взаимодействие с различными внешними органами (органы по контролю за наркотическими средствами, психоневрологический и наркологический диспансеры и т. д.). Для автоматизации этого взаимодействия в соответствии с приказом ФСКН России от 29.12.2011 № 580 в программе реализованы:

• учет справок физических лиц (в т. ч. из наркологического и психоневрологического диспансеров);
• подготовка комплекта документов для формирования запроса в органы по контролю за оборотом наркотических средств;
• формирование приказа по организации на допуск персонала к работе с наркотическими средствами – осуществляется на основании сведений о справках физических лиц и ответов, полученных из органов по контролю за оборотом наркотических средств (результатов проверок);
• аналитическая отчетность для анализа персонала, допущенного к работе со спецсредствами.

Функционал для медицинских учреждений постоянно расширяется и дорабатывается для удовлетворения более широкого круга потребностей пользователей.

Программа 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения позволяет вести учет преподавателей, заработная плата которых рассчитывается в зависимости от нагрузки  (например, от количества часов, которые преподаватель ведет по предмету). Специальный реквизит в справочнике должностей указывает, что должность является педагогической.

Документ «Распределение нагрузки» предназначен для расчета месячного тарифа преподавателя исходя из его нагрузки, надбавок и повышающих коэффициентов. Показатели, которые будут доступны для ввода в документе, определяются в настройке выбором начислений, специфичных для преподавателей. Если при начальной настройке программы была указана необходимость расчета зарплаты в учреждениях высшего и среднего профессионального образования, то в программе автоматически создаются следующие начисления:

• оплата преподавателей по окладу;
• доплата за классное руководство;
• доплата за проверку тетрадей.

Для расчета зарплаты предусмотрен ввод показателей:

• оклад преподавателя;
• норма педнагрузки;
• фактическое количество часов педнагрузки;
• процент надбавки за классное руководство;
• процент надбавки за проверку тетрадей.

После расчета месячного фонда оплаты труда (месячного тарифа) преподавателей в документе «Распределение нагрузки» расчет зарплаты производится в документе «Начисление зарплаты и взносов» по общим правилам.

1С:Зарплата и кадры государственного учреждения полностью поддерживает системы оплаты труда сотрудников в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 05.08.2008 № 583.
Реализованы классические схемы оплаты труда для бюджетной сферы:

• должностной оклад (оклад по ПКГ/ПКУ);
• должностной оклад (оклад по ПКГ/ПКУ) + квалификационная надбавка за занимаемую должность (по штатному расписанию);
• должностной оклад (оклад по ПКГ/ПКУ) + квалификационная надбавка за профессионализм (индивидуальная для человека);
• оклад по профессиональной квалификационной группе (должностной оклад).

Размеры окладов (должностных окладов), ставок заработной платы устанавливаются руководителем государственного учреждения на основании требований к профессиональной подготовке и уровню квалификации, необходимым для осуществления деятельности по соответствующей профессиональной квалификационной группе.

Профессиональные квалификационные группы (ПКГ) работников описываются в программе в одноименном справочнике. В позиции штатного расписания (должности) можно указать принадлежность к квалификационной группе (например, младший медицинский персонал, педагогический персонал, учебно-вспомогательный персонал и т. д.) и соответствующий уровень (ПКУ).

При приеме на работу сотрудника на эту должность (позицию) программа автоматически предложит размер оклада согласно указанному уровню.

При кадровых изменениях система сама будет отслеживать изменения как уровня, так и группы в соответствии со штатным расписанием.

Дополнительные надбавки можно настроить начислением от базовой ставки группы, а не только от размера ставки конкретного уровня.

Надбавка за наличие квалификационной категории (квалификационная надбавка)

Квалификационная категория – это показатель, определяющий уровень профессиональных знаний и навыков работников для занимаемой должности. За наличие квалификационной категории руководитель учреждения может назначать сотруднику повышающий коэффициент (надбавку) к окладу.

В программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» можно учитывать несколько шкал надбавок (например, для средней и старшей категорий персонала) и указывать для сотрудника присвоенную ему категорию. При приеме на работу сотруднику автоматически назначается квалификационная надбавка в соответствии с его категорией.

Квалификационная категория может указываться также для позиции штатного расписания. Это дает возможность использовать схему оплаты труда, при которой требования, предъявляемые к рабочему месту, имеют высший приоритет по отношению к личным компетенциям сотрудника, штатное расписание предполагает только определенный оклад, а размер надбавки зависит от личной квалификации сотрудника.

Для изменения категории сотрудника предусмотрен специальный документ «Изменение квалификационной категории». 

Специальности

Должность (позиция) может подразумевать одну или несколько специальностей, которыми должен владеть занимающий ее работник. По каждой специальности у сотрудника может быть своя квалификационная категория. В программе можно указать все имеющиеся у сотрудника специальности.

В штатном расписании можно учесть специальности, которые необходимы для занятия должности. При этом система может отслеживать в кадровых документах наличие квалификационных категорий у работников по соответствующей специальности и предлагать стимулирующую надбавку.

Например, если у сотрудника первая категория по специальности «вычислительная математика» и высшая категория по специальности «радиофизика», а для должности «преподаватель» в штатном расписании необходима специальность «вычислительная математика», то при приеме на работу (кадровом перемещении) сотруднику автоматически присвоится первая категория.

1С:Зарплата и кадры государственного учреждения позволяет автоматизировать аттестацию государственных гражданских служащих, военнослужащих, сотрудников правоохранительных органов, медицинских и педагогических работников, осуществляемую в соответствии с законодательством РФ.

Программа предоставляет возможность:

• настроить вид аттестации:
  • внутренняя,
  • внешняя,
  • для подтверждения соответствия должности или квалификации по специальности;
• установить периодичность аттестаций;
• подготовить приказ о формировании аттестационной комиссии;
• сформировать приказ о проведении аттестации;
• утвердить график проведения аттестации;
• составить список граждан, подлежащих аттестации;
• подготовить документы, необходимые для работы аттестационной комиссии:
  • аттестационный лист,
  • извещение сотрудников о дате и месте аттестации,
  • извещения ответственных о предоставлении документов,
  • протокол заседания аттестационной комиссии;
• зарегистрировать результаты аттестации.

Результаты аттестации используются при формировании статистической и аналитической отчетности. Посмотреть все результаты аттестаций сотрудника можно из его карточки по одноименной ссылке.

Для руководства компании:

• снизить временные затраты на выполнение кадровой работы;
• своевременно получать достоверную информацию;
• анализировать информацию о кадровом составе, использовании рабочего времени и фонда оплаты труда для принятия управленческих решений.

Для отдела персонала:

• вести кадровый документооборот в соответствии с требованиями законодательства;
• учитывать движение кадров (прием, перевод, увольнение работников);
• вести учет персональных данных работников;
• проводить анализ кадрового состава во всех разрезах, необходимых для эффективного управления (средняя численность сотрудников, коэффициент текучести кадров, статистика кадров);
• осуществлять воинский учет;
• осуществлять персонифицированный учет для органов Пенсионного фонда РФ;
• формировать декларации соответствия условий труда государственным нормативам по результатам спецоценки;
• вести учет прав на ежегодные оплачиваемые отпуска;
• вести учет рабочего времени;
• вести штатное расписание.

Для расчетного отдела:

• производить в строгом соответствии с законодательством автоматический расчет заработной платы, оплаты неявок и других начислений;
• осуществлять расчет страховых взносов, персонифицированный учет для ПФР и представлять регламентированную отчетность в ПФР и ФСС;
• производить расчет НДФЛ и формирование сведений о доходах 2-НДФЛ для представления в ИФНС и для выдачи сотрудникам;
• осуществлять настройку произвольных начислений и удержаний;
• получать регламентированные и аналитические отчеты, в том числе и о распределении затрат.

Для сотрудника:

• получать расчетный листок по электронной почте.

Штатное расписание, учитывает особенности государственного учреждения, при приеме и переводе сотрудников. Полностью описывает место и условия их работы.

Можно установить контроль кадровых документов на предмет их соответствия штатному расписанию или отказаться от него.

Режим утверждения штатного расписания специальными документами позволяет хранить историю его изменений, что дает возможность получить штатное расписание на любую прошедшую дату. Кроме того, можно анализировать неутвержденное (плановое) штатное расписание.

Штатное расписание в программе представляется в виде списка позиций. Позиция штатного расписания – это определенная должность в определенном подразделении организации с определенными условиями труда, с указанием количества штатных единиц. При описании позиции штатного расписания должность можно уточнить разрядом (категорией).

Возможность указания нецелого (дробного) количества штатных единиц доступна, если в настройках кадрового учета отмечено использование работы на неполной ставке.

Позицию штатного расписания характеризуют условия труда и его оплаты. При описании условий труда для позиции можно указать:

• право на отпуск, возникающее при работе на этой позиции;
• класс условий труда (по результатам спецоценки);
• произвольное текстовое описание условий работы;
• график работы, характерный для этой позиции. Он будет использоваться при оформлении кадровых приказов по этой позиции для подстановки в них (с возможностью изменения). Также он будет учитываться непосредственно в самой позиции при расчете ее фонда оплаты труда. По умолчанию график подставляется из карточки выбранного подразделения (организации, если для подразделения не задан).

Из карточки позиции штатного расписания можно перейти к списку сотрудников, которые ее занимают.

Когда в программе ведется штатное расписание, то в различных кадровых приказах (о приемах, переводах и т. п.) должность выбирается не из всего списка должностей, а из списка позиций выбранного подразделения. При этом документы автоматически заполняются в соответствии с условиями, заданными для выбранной позиции. Однако эти условия можно изменить непосредственно в кадровом приказе. При регистрации кадрового приказа можно проверить, соответствует ли он действующему штатному расписанию. Тем не менее зарегистрировать приказ можно, даже если на данный момент он расписанию не соответствует. Возникающие расхождения можно анализировать с помощью отчета «Соблюдение штатного расписания».

Ведение штатного расписания в программе позволяет:

• принимать и переводить сотрудников, выбирая должность из списка, характерного для выбранного подразделения (в соответствии с действующим штатным расписанием);
• при приеме и переводе сотрудника автоматически формировать список начислений и их размер, соответствующий выбранной должности в выбранном подразделении (в соответствии с действующим штатным расписанием), с возможностью корректировки;
• бронировать позиции штатного расписания за сотрудником;
• в информационных целях хранить сведения о том, какими специальностями должен владеть сотрудник для замещения той или иной должности (в карточке должности и позиции штатного расписания можно перечислить требуемые специальности);
• производить индексацию штатного расписания;
• при оформлении кадровых приказов контролировать их соответствие штатному расписанию;
• проводить анализ соответствия фактической штатной расстановки штатному расписанию;
• помимо должности описывать место работы разрядом (категорией) этой должности;
• для подразделения определять, сформировано оно или расформировано, для должности – включена она в штатное расписание или уже исключена. Это позволяет видеть только актуальные подразделения и должности в соответствующих списках;
• формировать для печати унифицированную форму Т-3, отчеты «Соблюдение и анализ штатного расписания», «Штатная расстановка», «Занятость штатного расписания» и другие печатные формы.

Решение предоставляет кадровой службе широкий спектр возможностей для ведения кадрового учета в соответствии с особенностями государственного учреждения:

• регистрация работников, с которыми заключаются трудовые договоры, и оформление срочных и бессрочных трудовых договоров, в том числе при дистанционной работе, в типовой форме;
• регистрация приема на работу и оформление приказов о приеме на работу сотрудника или списка сотрудников (формы Т-1 или Т-1а);
• регистрация перевода сотрудника на другое место работы, смены вида занятости (внутреннее и внешнее совместительство, основное место работы); изменение условий договора и оформление приказов о переводе сотрудника или списка сотрудников (формы Т-5 или Т-5а);
• регистрация увольнений работников (формы Т-8 или Т-8а);
• оформление договоров гражданско-правового характера (договоры подряда на выполнение работ, договоры возмездного оказания услуг, авторские заказы).

Законодательство не требует обязательного использования унифицированных форм Т-1,Т-5, Т-8. На их основе сотрудникам кадровой службы программа позволяет создать свои документы, отредактировав макеты печатных форм.

По данным учета движения можно получать следующую информацию:

• актуальные списки работников на конкретную дату с произвольным настраиваемым набором реквизитов;
• данные о движении работников за выбранный период;
• статистическую информацию о количестве работников различных категорий (количество работающих по основному месту, по внутреннему и/или внешнему совместительству);
• среднюю и среднесписочную численность работников.

Эта информация позволяет руководителю анализировать кадровую динамику учреждения и отдельных подразделений (количество перемещений, увольнений), отслеживать изменения кадрового состава, своевременно выявлять проблемы в управлении персоналом.

1С:Зарплата и кадры государственного учреждения хранит всю основную информацию о сотрудниках, необходимую для кадровой работы, расчета зарплаты, НДФЛ и страховых взносов:

• личные данные о сотруднике (ФИО, дата рождения, пол и др.);
• данные удостоверения личности (паспортные данные);
• ИНН;
• номер страхового свидетельства ПФР;
• контактная информация (телефоны, адреса электронной почты и др.);
• сведения о гражданстве, страховом и налоговом статусе;
• данные о налоговых вычетах;
• сведения об инвалидности;
• сведения об образовании;
• сведения о предыдущей трудовой деятельности;
• состав семьи;
• сведения воинского учета;
• сведения о наградах, ученых степенях и званиях.

Пользователь может создавать дополнительные реквизиты и сведения помимо предусмотренных в программе (например, рост, вес, размер одежды и др.), а также прилагать фотографию сотрудника, сканированные копии любых документов, например резюме.

Функциональность программы позволяет обеспечить соответствие требованиям Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Для этого реализована регистрация событий доступа к базе для выбранных областей данных:

• обработка ПДн;
• личные данные;
• адреса и телефоны;
• инвалидность;
• данные о доходах;
• данные об имуществе.

1С:Зарплата и кадры государственного учреждения обеспечивает учет рабочего времени сотрудника. Эти данные могут быть использованы:

• для оформления необходимых документов кадрового учета;
• для последующего анализа статистики рабочего времени и причин отсутствия сотрудника на рабочем месте;
• для начислений и выплат в соответствии с фактически отработанным временем.

Учет рабочего времени сотрудников обеспечивается как по типовым схемам (пятидневка), так и по специфическим, к примеру «сутки через трое». Типовые варианты заполнения графиков работы можно использовать для создания автоматического графика. Есть возможность создавать индивидуальные графики работы для конкретных сотрудников.

Для заполнения графиков работы используется регламентированный федеральный или региональный производственный календарь. Можно создать несколько производственных календарей. Они могут понадобиться, если филиалы организации расположены в регионах, где установлены собственные праздничные дни.

В программе есть классификатор видов рабочего времени (явка, вахта, праздник и др.), который компания может расширять и дополнять по собственному усмотрению. Оплата труда зависит от вида рабочего времени. Помимо этого в программе учитываются неявки и переработки с выбором их вида. При регистрации сверхурочной работы, переработок и работы в выходные и праздники есть возможность выбрать способ компенсации: отгул или повышенная оплата. Отгул можно зарегистрировать отдельным приказом или присоединить к отпуску. Остатки отгулов и отпусков учитываются.

По результатам накопленных данных в программе можно сформировать «Табель учета рабочего времени» (унифицированная форма Т-13). Также программа позволяет анализировать причины потерь рабочего времени, получать информацию о количестве работников, отсутствовавших по различным причинам за определенный период (например, данные о том, сколько работников находится в отпуске, сколько в командировке и т. п.).

1С:Зарплата и кадры государственного учреждения поддерживает ведение учета права на отпуск и расчет остатков отпусков для всех видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством РФ, коллективными и трудовыми договорами.

Ведется учет права на отпуск, планирование, а также учет остатков.

В документе «Отпуск» вместе с отпускными можно начислить и зарплату за дни месяца, предшествующие отпуску, а также материальную помощь к отпуску.Также рассчитываются НДФЛ и прочие постоянные удержания, установленные сотруднику (например, профвзносы или алименты), на сумму которых будет уменьшена выплата. В налоговом регистре фиксируется даты выплаты отпускных и перечисления НДФЛ.

1С:Зарплата и кадры государственного учреждения автоматизирует и документирует весь трудоемкий процесс выплаты заработной платы.

Выплата зарплаты осуществляется по статьям финансирования.

Зарплата может быть выплачена:

• Авансом:
  • в результате предварительного расчет за первую половину месяца,
  • фиксированной суммой,
  • процентом от тарифа.
• В межрасчетный период:
  • отпускные,
  • материальная помощь,
  • командировочные,
  • расчет при увольнении,
  • прочее.
• По результатам работы за месяц.

Программа позволяет подготовить зарплатные ведомости – автоматически заполнить списки сотрудников и сформировать соответствующие печатные формы или файлы.

Выплатить суммы можно следующими способами:

• зачислением на карточку, открытую в рамках зарплатного проекта;
• перечислением на счет в банке;
• через кассу (касс может быть несколько);
• через раздатчика (лицо, уполномоченное на передачу денег).

Для удобства подготовки ведомостей в программе можно настроить способ, место выдачи и уполномоченное лицо:

• для всей организации;
• для подразделения организации;
• для сотрудника.

Программа формирует в печатной и электронной форме документы, необходимые для оформления выплат сотрудникам разными способами. Для каждого способа (места) выплаты предусмотрена соответствующая ведомость:

• ведомость в банк (перечисление на карточки в рамках зарплатного проекта);
• ведомость перечислений на счета (перечисление на произвольные счета, указанные сотрудниками);
• ведомость в кассу;
• ведомость выплаты через раздатчика.

Если у сотрудника перед организацией образовалась задолженность (например, по ошибке начислена большая сумма) и сотрудник вернул ее самостоятельно, это можно отразить в документе «Возврат сотрудником задолженности». Сумма задолженности в этом документе заполняется автоматически.

В программе есть возможность:

• депонирования зарплаты;
• выплаты депонированной зарплаты;
• списания депонированной зарплаты.

Расчет НДФЛ и страховых взносов в программе «1С: Зарплата и кадры государственного учреждения 8» полностью автоматизирован. При необходимости результаты автоматических расчетов НДФЛ и взносов можно скорректировать вручную.

«1С: Зарплата и кадры государственного учреждения 8» позволяет сформировать и отправить электронную отчетность в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат непосредственно из программы. Для этого в нее включен удобный сервис «1С-Отчетность», обеспечивающий обмен документами между налогоплательщиком и контролирующими органами в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи. Пользователи, заключившие договор 1С:ИТС уровня ПРОФ, могут сдавать отчеты одного юридического лица или индивидуального предпринимателя без дополнительной оплаты.