Кадровый электронный документооборот (КЭДО)

О чем эта статья

Данная статья — первая из цикла о КЭДО. Мы решили начать больше рассказывать о нём, так как у клиентов часто возникают вопросы. Для удобства навигации мы разбили эту статью на блоки:

• КЭДО — что это и в чем суть;
• Отличия от старого формата на бумаге;
• Требование к составу документов от Минтруда РФ;
• Как запустить у себя в организации;
• Обязательно ли использование.

Что такое КЭДО

Каждая организация, в которой есть трудоустроен как минимум один сотрудник, обязана вести кадровый учет. В трудовом законодательстве закреплено более 80 типов документов, связанных с учетом кадров и трудовыми взаимоотношениями между работодателем и сотрудником. А сроки хранения отдельных документов достигают 45-75 лет.

КЭДО (в некоторых источниках также его называют ЭКДО) — это кадровый электронный документооборот. Его применяют в сфере трудовых отношений. Участниками КЭДО являются работник и работодатель.

В ноябре 2021 года само понятие КЭДО в ТК РФ было введено в Федеральном законе от 22.11.2021 N 377-ФЗ. Поправки вступили в силу 22.11.2021 года, за исключением отдельных положений. Именно с этой даты российские компании получили возможность переходить на электронный документооборот.

В чём отличие от «бумажного» кадрового учёта

Отличием от стандартного «бумажного» кадрового документооборота является то, что при создании, подписании и хранении документации о трудовой деятельности, документы оформляются только в электронном виде. Дублировать эти документы на бумажный носитель при этом не нужно.

Закон позволяет вести КЭДО в отношении любой кадровой документации, но есть исключения:

• трудовые книжки и СДТ;
• акты о несчастных случаях на производстве;
• приказы об увольнении;
• инструкции по охране труда.

Для этих документов по-прежнему обязательна подписанная бумажная копия, согласно ч. 7 ст. 22.1 ТК РФ

Электронные формы документов также стандартизированы, как и их бумажные собратья. Их состав и формат устанавливает Минтруда РФ. Эти требования работодатели начали применять с 1 марта 2023 года, согласно абзацу 13 п. 1 ст. 1 Закона от 22.11.2022 № 377-ФЗ.

Требования к составу и формату электронных документов

Кадровый электронный документ имеет следующую структуру, которую утвердил Минтруд России:

• основная часть электронного документа — это файлы в формате PDF/A-1A;
• приложение электронного документа (при его наличии). Должно быть представлено в виде файлов;
• электронные подписи основной части и приложения (при их наличии). Они также должны быть представлены в виде файлов;
• машиночитаемая доверенность для подписания электронного документа (при наличии) должна быть сформирована в соответствии с требованиями приказа Минцифры России от 18.08.2021 № 858;
• описание электронного документа.

Кроме того, определены:

• перечень структурных элементов кадрового электронного документа;
• коды кадровых электронных документов и других сведений, связанных с работой.

Как запустить кадровое ЭДО

Для того чтобы запустить КЭДО, необходимо выбрать подходящую для вашей компании информационную систему. Работодателю можно разработать систему самостоятельно или выбрать готовый продукт, к примеру 1С:Кабинет сотрудника.

После этого компания должна утвердить своё решение актом организации порядка ведения КЭДО. Акт не унифицирован, поэтому можно использовать свой собственный шаблон. Например, это может быть положение об электронном документообороте. В нем будет содержаться уведомление сотрудников о переходе на новый формат работы. От сотрудников, в свою очередь, получают согласие или отказ. Далее для ответственных лиц, работающих с КЭДО оформляются электронные подписи. А после выполнения этих шагов — можно приступать к работе.

Обязательно ли внедрять?

Работодатель самостоятельно принимает решение о необходимости введения подобного документооборота, то есть переходить на КЭДО необязательно (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ).

Нужно понимать, что при внедрении КЭДО есть ряд глобальных преимуществ. Но при этом нельзя забывать и о затратах. Рассмотрим их подробнее ниже.

Преимущества:

• Снижение финансовых затрат на покупку бумаги, заправку картриджей для принтеров;
• Уменьшение временных затрат на разбор и подписание входящих и исходящих документов. Особенно актуально для организаций с развитой сетью филиалом и удаленном формате работы;
• Экономия пространства в офисе, за счет снижения объема бумажного архива документов;
• Снижение временных затрат по подготовке различных архивов или подготовке документов для проверок.

Затраты:

• Финансовые затраты на внедрение коммерческих решений для КЭДО;
• Если кто-то из сотрудников отказывается от использования КЭДО, то необходимо вести по нему документацию в бумажном виде;
• В некоторых решениях для КЭДО, хранение архива документов платное. 1С:Кабинет сотрудника предоставляет архив бесплатно.

Сегодня было много новой и полезной информации. Наша следующая статья о том, как перейти на кадровый ЭДО и что для этого потребуется.

Нужна персональная консультация по КЭДО?

Тогда заполняйте форму ниже. Наши специалисты проконсультируют вас!