Переход с устаревших версий на новые редакции 1С 8.3

О чём поговорим сегодня

Довольно большое количество организаций до сих пор работают на устаревших версиях, продолжая при этом мириться с неудобствами, отсутствием необходимого функционала и медленной скоростью работы. А уж сколько клиентов говорили нам, что определённые отчеты им приходится формировать вручную в Excel, не счесть.

Поэтому сегодня рассмотрим причины, почему переход на 1С 8.3 необходим, рассмотрим какие основные страхи клиентов до перехода, а также разберем живой пример нашего клиента.

Зачем нужен переход на 1С 8.3

Основных причин несколько:

• Нужны возможности новой версии. В текущую версию можно добавить только доработками;
• Старая версия снимается с поддержки. Для нее будут выпускать только самые критичные обновления, не будут расширять функционал и исправлять ошибки. А может и просто прекратят в один день работу над ней;
• Нужен более удобный интерфейс 1С на управляемых формах для комфортной работы через браузер;
• Необходимо навести порядок в учете, провести ревизию доработок в 1С и отказаться от всего лишнего.

Однажды наш клиент озвучил фразу, которую хотелось бы процитировать: «Программа — это живой организм. Нам надо контролировать свое здоровье, как и порядок в программе.» Полностью согласны с этим утверждением, ведь решать вопросы постепенно гораздо легче, чем разбираться в первопричинах, когда всё уже в критической стадии.

Основные причины оттягивания перехода на новые версии

У клиентов, у которых постоянно откладывается процесс перехода, есть несколько основных страхов:

• «Сейчас медленно и неудобно, но хотя бы работает» — переход с квалифицированными специалистами будет комфортным и заранее продуманным. После перехода ваш действующий функционал продолжит работать, а работа в программе станет быстрее и удобнее.
• «Мы сделали так много доработок, нам жаль потраченных денег» — зачастую, внесенные несколько лет назад доработки уже есть в новых типовых версиях 1С. Также мы часто сталкиваемся с тем, что из-за доработок программу не обновляют. А это приводит к тому, что актуальные функционал не появляется в программе, что ведёт к ошибкам в учёте и финансовым потерям.
• «У нас там данные за много лет. Боимся, что всё потеряется» — перед началом работы мы всегда создаём резервные копии, чтобы ваши данные были в целости во время перехода. Зачастую, в программе находятся данные за 5 и более лет, что довольно сильно тормозит работу базы. Все архивные данные сохраняются в старой базе, к которой у вас всегда будет доступ. В новую рекомендуем переносить данные за последний месяц/квартал, чтобы уменьшить нагрузку на базу со старта.

Давайте рассмотри кейс клиента по перехода на актуальную версию 1С.

Описание клиента и как пришли к переходу

Наш клиент — типография. Разрабатывают или используют дизайн клиента и наносят принты на различные носители: бумагу, флаеры, кружки и текстиль. На рынке более 20 лет, база 1С достаточно объёмная.

На момент обращения к нам, у клиента была установлена 1С:Управление торговлей, редакции 10.3 (в дальнейшем будем называть её УТ 10.3).

До момента перехода у клиента были проблемы с планом обмена, так как в конфигурации 1С:Управление торговлей нельзя вести учет производства. Из-за этого не было возможности реализации произведенных товаров. Клиент выходил из положения с помощью кодовой номенклатуры, то есть при реализации готовой продукции использовалась номенклатура «Товар» с типом Услуга.

Также важной задачей было внедрение CRM-системы, так как ранее ведение работы с клиентом фиксировалось стихийно и невозможно было точно оценить эффективность сотрудников по итогам периода.

После изучения ситуации клиенту была предложена конфигурация 1С:Управление нашей фирмой (УНФ), так как в ней есть блок производства. Далее мы провели демонстрацию функционала для всех ответственных лиц в организации. После демонстрации было принято решение о переходе на новый программный продукт 1С.

Непосредственно переход на 1С 8.3. Основные этапы

Для грамотного перехода, нашими сотрудниками был составлен план работ. По необходимости, мы также оформляем техническое задание.

В план входили следующие этапы:

• Тестовый перенос, который необходим для оценки стоимости и сложности работ;
• Резервное копирование информационной базы;
• Подготовка данных для перехода (закрытие кассовых смен, исправление ошибок учёта и восстановление хронологии документов). В базе не должно быть отрицательных остатков, так как они не будут перенесены;
• Поиск и удаление дублей номенклатуры и контрагентов в базе данных. Удаление помеченных объектов;
• Перенос нормативно-справочной информации (НСИ), а именно контрагентов, номенклатуры, видов цен, скидок и наценок.
• Внесение в 1С:УНФ начальных остатков по товарам и счетам. Начальные остатки товаров взяли по результатам инвентаризации, проведенной клиентом непосредственно перед переходом;
• Промышленный запуск новой базы, исправление ошибок совместно с пользователями;
• Обучение всех сотрудников работе в 1С:УНФ, а именно:
  • Обучены сотрудники склада для проведения инвентаризации и заполнения актуальной информации по остаткам расходных материалов на складах;
  • Сотрудники производства обучены работе с блоком производства в 1С:УНФ;
  • Отдел продаж был обучен блоку CRM
  • Руководитель отдела продаж, генеральный директор и его заместитель обучились работе с профильными отчетам, чтобы отслеживать показатели эффективности работы сотрудников;
  • Руководитель был обучен работе с рабочим столом руководителя (монитор руководителя) для оценки работы компании в целом;
• Настройка синхронизация с 1С:Бухгалтерия.

По срокам переход занял 2 недели. Сотрудники обучались ещё в течение месяца.

Итоговый результат

На текущий момент клиент работает в новой базе уже 4 месяца.

Благодаря переходу на УНФ, в организации были автоматизировались процессы учета, аналитики, контроля и планирования работы. Сотрудники начали формировать заказ-наряды. Обеспечен правильный учет расхода материалов с себестоимостью.

Использование системы обсуждений позволило наладить контроль при работе сотрудников с документами. А сохранение истории позволяет легко найти ответственного.

Обеспечен обмен УНФ с БП в целях отправления первичной информации. Отработан технологический потенциал в плане работы по веб и с мобильного приложения

Задумались, что вам тоже нужен переход на 1С 8.3?

Тогда заполняйте форму ниже, и наши специалисты проконсультируют вас!