1С:Предприятие 8 Управление Автотранспортом ПРОФ

Отраслевое решение 1С:Управление Автотранспортом ПРОФ создано на базе современной технологической платформы «1С:Предприятие 8.3». Предназначается для автоматизации управленческого и оперативного учета работы автопарка в:

• автотранспортных предприятиях,
• транспортных подразделениях торговых и производственных компаний,
• прочих компаниях, эксплуатирующих автотранспорт для собственных нужд.

Программный продукт «1С:Управление автотранспортом Проф» предоставляет следующие возможности:

Электронные перевозочные документы

Решение интегрировано с сервисом 1С-ЭПД — платформой для создания и обмена электронными перевозочным документами.

В программе предусмотрены сценарии создания и обмена электронными документами для всех участников перевозки: грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей.

Можно создавать и обмениваться следующими электронными перевозочным документами:

• Электронная транспортная накладная (ЭТрН) – с релиза 2.2.24
• Электронная сопроводительная ведомость – с релиза 2.2.24
• Электронный заказ-наряд – с релиза 2.2.24
• Электронный путевой лист – с релиза 2.2.25
• Договор фрахтования – с релиза 2.2.25
• Заказ (заявка) – с релиза 2.2.25

Отслеживать статусы, подписывать и обмениваться цифровыми документами можно в рабочем месте “Текущие дела ЭДО”.

Управление заказами

Система имеет удобную систему учета и распределения заказов на автомобили:

• заказы на автотранспорт могут учитываться от внутренних подразделений компании и от сторонних контрагентов,
• при приеме заказа от внешнего контрагента происходит автоматическая проверка его текущей задолженности,
• заказ имеет статус и состояние, которые автоматически меняются при выполнении операций с грузом.

В заказе учитываются:

• все характеристика заказа, а также дополнительные характеристики грузов,
• адреса и временные окна доставки грузов,
• время стоянки на погрузку и разгрузку,
• виды упаковки,
• грузовые места,
• тара и размещение грузов на паллетах,
• требования к транспорту

Есть учет дополнительных услуг и операций:

• учет сопроводительных документов на груз,
• учет получаемых и оказываемых услуг в рамках перевозки

Перевозимые грузы могут учитываться с различной детализацией:

• по заказу в целом,
• с детализацией по грузовым местам,
• с детализацией по товарному составу

Грузовые места или товарные позиции таких заказов могут быть перевезены по отдельности в разных автомобилях.

Система автоматически изменяет статус и состояние заказов и грузов при выполнении различных операций с грузом. Статус груза можно также установить вручную.

Контроль выполнения рейсов

Обработка принятых заказов может выполняться по различным технологиям:

• Грузы различных заказов могут быть объединены в один рейс,
• Заказ грузоотправителя может быть передан перевозчику для исполнения,
• Заказ грузоотправителя может быть передан для исполнения собственными транспортными средствами,

Перевозка грузов учитывается с помощью документа “Маршрутный лист”.

Для отслеживания выполнения перевозок и контроля за автомобилями в программе предусмотрен «АРМ Контроль перевозок». Используя данный АРМ диспетчер может:

• контролировать текущее местоположение автомобилей,
• проигрывать трек автомобиля на карте за любой период,
• строить и сравнивать плановые и фактические маршруты,
• просматривать все события автомобиля,
• выполнять оперативные коммуникации с водителями, клиентами

Работа с привлеченными перевозчиками в 1С:Управление Автотранспортом ПРОФ

Реализованы следующие возможности:

• Ведение картотеки транспортных средств перевозчиков,
• Настройка тарифов и прейскурантов перевозчиков,
• Передача заказов, формирование и управление рейсами привлеченных перевозчиков

Для учета факта передачи заказа на исполнение стороннему перевозчику предназначен документ «Заказ перевозчику».

В документе есть возможность зафиксировать стоимость оказанных услуг в рамках перевозки.

Взаиморасчеты с контрагентами

• ведение прейскурантов и тарифов на транспортные услуги,
• расчет стоимости оказанных услуг,
• формирование документов реализаций, счетов и актов, реестров,
• учет денежных средств,
• взаиморасчеты с подотчетными лицами

Отличительная особенность программы — продуманный справочник тарифов, позволяющий создавать сложные тарифы с различными группировками (например, по весу или классу груза), гибко настраивать области их действия для контрагентов и договоров контрагентов, для маршрутов, моделей ТС, автомобилей и проч.

В программе возможно:

• настроить зависимость величины тарифа от объема выполненной работы,
• устанавливать фиксированные тарифы,
• создавать сложные тарифы,
• работать с табличными тарифами, в том числе выгружать/загружать табличные тарифы из Excel,
• работать с тарифами вида «тарифная сетка»

Есть возможность автоматического расчета себестоимости перевозок:

• для собственного транспорта настраиваются показатели себестоимости,
• для привлеченного транспорта настраиваются тарифы перевозчика

На основании действующих тарифов программа может автоматически рассчитывать стоимость оказанных транспортных услуг в документах “Потребность в перевозке», “Заказ на ТС”, “Маршрутный лист”.

Есть механизм оформления комплектов финансовых документов из документов «Заказ на ТС», «Заказ перевозчику», «Маршрутный лист».

За произвольный период времени для клиентов могут быть сформированы счета и акты услуг с различной степенью детализации.

Помимо счетов и актов можно сформировать реестр оказанных услуг.

Доступно формирование соответствующих бухгалтерских документов в типовых конфигурациях 1С.

В программе учитываются банковские и кассовые документы, предназначенные для фиксации движения наличных и безналичных денежных средств:

• Платежное поручение исходящее,
• Платежное поручение входящее,
• Приходный кассовый ордер,
• Расходный кассовый ордер

Реализована возможность ведения взаиморасчетов с детализацией до «Заказа на ТС».

Для проведения сверки взаиморасчетов организации с контрагентами в программе предусмотрен документ «Акт сверки взаиморасчетов».

Непогашенную задолженность по заказам на ТС, общую сумму задолженности за период, входящий и исходящий долг можно проанализировать при помощи платежного календаря.

Для контроля и анализа движения денежных средств предусмотрены отчеты: «Анализ движения денежных средств», «Движение денежных средств», «Задолженность по контрагентам» и другие.

Учет доходов и расходов

Решаются задачи:

• Учет плановых и фактических доходов и расходов,
• Гибкая настройка базы для распределения доходов и расходов с аналитикой по заказам,
• Учет прямых оперативных расходов на собственный транспорт,
• Расширенная настройка различных планов затрат по организациям,
• Учет прочих затраты на автомобили,
• Планирование затрат будущих периодов

Основной объект анализа плановых и фактических доходов и расходов – это “Заказ на ТС”.

В Маршрутном листе также можно учитывать плановые и фактические расходы.

Прямые затраты определяются на основании путевых и ремонтных листов, выдач расходных материалов: стоимость ГСМ, стоимость ремонтов и технического обслуживания, стоимость расходных материалов, износ автомобилей и шин.

Для каждой из статей доходов/затрат, а также статей себестоимости есть возможность задать базу, способ и вариант распределения между аналитиками.

Контур по учету расходов будущих периодов позволяет распределять расходы на страхование автомобилей.

Отчеты по затратам можно получать в различных разрезах аналитики, например, в разрезе заказов на ТС, автомобилей, подразделений или в разрезе заказчиков.

По итогу работы можно проанализировать рентабельность работы транспорта.

Бюджетирование в 1С:Управление Автотранспортом ПРОФ

• планирование финансового состояния компании на любой период в разрезе оборотов по статьям бюджетов и остатков по плану,
• контроль плановых и фактических данных по целевым показателям,
• сводная отчетность и анализ отклонений плановых и фактических данных

Управление автопарком

• ведение справочника транспортных средств,
• контроль окончания сроков действия документов ТС и водителей,
• учет выработки ТС и оборудования

Вся основная информация об автомобилях компании (собственных, привлеченных, арендованных) хранится в справочнике “Транспортные средства и оборудования”.

Предусмотрен учет различных видов транспортных средств, например:

• Морской транспорт;
• Авиатранспорт;
• Автотранспорт;
• Ж/д транспорт.

Для каждого из видов транспортных средств могут быть заданы подвиды:

• Для автотранспорта это могут быть автоцистерна, изотерма, тент, лесовоз, рефрижератор и т.д.;
• Для ж/д транспорта — полувагон, платформа, цистерна и т.д.;
• Для морского транспорта — контейнеровоз, сухогруз, танкер и т.д.

Каждое транспортное средство характеризуется следующими параметрами:

• Собственный вес;
• Грузоподъемность;
• Объем кузова;
• Способ погрузки и размеры двери;
• Количество осей;
• Габаритные и полезные размеры.

Нормы прохождения планового технического обслуживания задаются по моделям ТС. Программа позволяет настраивать нормы ТО как по различным параметрам выработки (пробег, количество выполненных операций, наработка в моточасах и т.д.), так и в зависимости от календарных сроков.

При приближении очередного ТО автомобиль попадает в отчет «Контроль сроков приближения ТО», а в списке ТС он выделяется специальной пиктограммой.

Функциональные возможности программы также позволяют:

• вести учет и контроль срока действия любых документов водителей и автомобилей,
• загружать и хранить скан-копии документов в системе.

При истечении срока действия документа в списке ТС автомобиль помечается специальной пиктограммой, а сводную информацию можно получить в специализированном отчете.

Информация по просроченным документам автоматически переносится в архив.

Учет путевых листов

В 1С:Управление Автотранспортом ПРОФ можно выписывать и обрабатывать путевые листы различных видов:

• Легкового автомобиля (Форма №3);
• Грузового автомобиля (повременный №4-П, сдельный №4-С);
• Специального автомобиля (Форма №3 спец);
• Междугороднего автомобиля (Форма №4-М);
• Автобуса (Форма №6 спец);
• Индивидуального предпринимателя (Формы № ПЛ-1, ПА-1, ПГ-1);
• Рапорт о работе башенного крана (ЭСМ-1);
• Рапорт о работе строительной машины (ЭСМ-2, ЭСМ-3);
• Трактора (412-АКТ)

Все перечисленные печатные формы путевых листов являются унифицированными.

Выписка путевого листа выполняется как ручным вводом, так и автоматической пакетной выпиской. Режим пакетной выписки особенно удобен для предприятий с большим автопарком, поскольку позволяет за короткий промежуток времени сформировать и распечатать путевые листы с минимальными трудозатратами диспетчера.

При обработке путевого листа программа рассчитывает параметры выработки ТС и водителей по рейсу (пробег с грузом, время в наряде, в работе, в простое и другие), а также нормативный и фактический расход ГСМ и ТЖ автомобилей.

В программе поддерживается штрихкодирование путевых листов.

В программе есть возможность удобного оперативного планирования текущей работы автомобилей с помощью специального АРМ «Планирование работы ТС».

• Наработка оборудования в моточасах;
• Карточка работы ТС;
• Пробег ТС;
• Выработка транспортных средств;
• Диаграмма состояния ТС (в виде диаграммы Ганта);
• и другие по требованиям компании

Учет ГСМ и технических жидкостей

• Учет оборотов и расхода топлива и ТЖ в разрезе каждого автомобиля,
• Учет расхода топлива для строительных механизмов и специальных автомобилей с неограниченным количеством оборудования и прицепов,
• Учет фактов экономии и пережогов топлива водителями в каждом рейсе,
• Контроль и инвентаризация остатков ГСМ и тех. жидкостей на ТС,
• Использование индивидуально формулы для расчета нормативного расхода ГСМ

Расчет нормативного и фактического расхода топлива.

Для автомобилей возможно учитывать базовые нормы расхода ГСМ, а также нормы расхода топлива на специальные работы.

Есть учет корректировочных коэффициентов ГСМ (сложные условия работы, температурные коэффициенты, сезонные надбавки).

Все алгоритмы расчета нормативного расхода топлива разработаны в соответствии с Приказом Министерства Транспорта.

Реализован конструктор формул для расчета ГСМ.

Формулу для используемой нормы возможно самостоятельно редактировать:

Заправки и сливы ГСМ

Основные возможности:

• Учет фактов сливов топлива,
• Возможность проведения инвентаризации остатков топлива в баках автомобилей,
• Учет заправок со склада, за наличные, по пластиковой карте, по талонам, от поставщика,
• Возможность загрузки отчетов процессинговых центров по детализации заправок ГСМ по пластиковым картам,
• Возможность сравнения загруженных заправок с чеками водителей.

Полную картину по движению топлива и ТЖ можно проанализировать с помощью различных отчетов:

• Ведомость движения ГСМ;
• Ведомость прихода-расхода ГСМ на ТС;
• Заправки ГСМ;
• Сравнение заправок по пластиковым картам.

Учет ремонтов и агрегатов

Основные возможности:

• Учет заявок на ремонт,
• Учет плановых ТО автомобилей и выполненных ремонтов в собственной ремонтной зоне и в сторонних автосервисах
• Печать унифицированной формы М-11 «Требование-накладная» из документа «Ремонтный лист”
• Планирования загрузки ремонтных зон
• Учет агрегатов
• Учет фактов установки и замен шин, аккумуляторов и прочей дополнительной комплектации

Для планирования оптимальной загрузки собственной ремонтной зоны предусмотрен инструмент: “Планирование загрузки ремонтных цехов”.

Программа позволяет детально проанализировать информацию по всем предстоящим и выполненным ТО и ремонтам транспорта при помощи отчетов: «Планирование ТО», «График ТО».

Есть отчеты для анализа всех использованных при ремонтах расходных материалов и запчастей, есть возможность составить рейтинг автомобилей по затратам на ремонт.

В подсистеме “Учет агрегатов и прочей комплектации автомобилей” выполняется учет шин, аккумуляторов, а также аптечек, раций и прочей дополнительной комплектации автомобилей.

Учет агрегатов ведется выполняется в разрезе каждого автомобиля, а шин — еще и разрезе мест установки.

Для удобной работы механика в ремонтном листе предусмотрен мастер установки шин, который позволяет быстро и наглядно, используя макеты ТС, производить следующие операции:

• устанавливать, менять шины,
• проверять информацию по имеющимся на автомобиле шинам,
• переносить подобранные со склада шины в документ “Ремонтный лист”

В программе фиксируется информация о дате и месте установки каждой конкретной шины. На основании данных по пробегу ТС программа рассчитывает текущий износ шин, установленных в данный момент на автомобиле, что позволяет заранее спрогнозировать сроки их замены.

Учет ДТП и штрафов

В программе ведется учет дорожно-транспортных происшествий (ДТП).

Функционал предоставляет следующие возможности:

• Учет и оформление документов о ДТП,
• Учет данных экспертизы, ущерба и страховой компании,
• Ведение статистики причин ДТП, характерах нарушений ПДД,
• Ведение рейтинга водителей-нарушителей

Отчеты позволяют проанализировать причины аварийности, частоту участия в ДТП водителей, сопоставить суммы выплат страховых компаний с затратами на восстановительный ремонт ТС.

В программе также реализован учет штрафов, полученных водителями.

Функционал предоставляет следующие возможности:

• Печать формы согласия для удержания штрафов из з/п,
• Хранение фотографий нарушений,
• Ведение рейтинга водителей-нарушителей,
• Ведение аналитики по видам нарушений ПДД.

В соответствующих документах заносятся данные о ТС и водителе-нарушителе, характере нарушения ПДД, сумме штрафа и факте оплаты штрафа.

Реализована загрузка данных по штрафам водителей из внешних систем.

Аналитические отчеты по штрафам позволяют проанализировать статистику по нарушениям ПДД, вывести рейтинг водителей-нарушителей ПДД.

Складской учет запчастей и расходных материалов

Основные возможности:

• Учет поступления запчастей, топлив, ТЖ и расходных материалов на склад,
• Внутреннее перемещение номенклатур между складами,
• Списание товаров на автомобиль,
• Возможность проведения инвентаризаций,
• Контроль актуальных остатков товаров на складах

Проанализировать движение товаров на складах и остатки можно с помощью различных отчетов.

Учет работы водителей

• Учет выработки и рабочего времени водителей,
• Начисление заработной платы по путевым листам

Функциональные возможности позволяют:

• формировать, хранить и печатать индивидуальные графики работы водителей на произвольный период времени (месяц, год и т.д.),
• использовать графики работы как для предприятия в целом, так и для его подразделений (например, графики работы автоколонн),
• производить план-фактный анализ отклонений водителя от графика (недоработки, переработки)

Дополнительные возможности:

• ввод различных отклонений в использовании водителями рабочего времени (документ «Использование сотрудниками рабочего времени»),
• формирование табеля учета рабочего времени — унифицированная форма Т13

Сведения о начислении выплат водителям фиксируются в документе «Начисление зарплаты».

Эти данные могут использоваться для расчета налогообложения и формирования отчетности, а также могут быть выгружены в типовые конфигурации 1С.

Учет пассажирских перевозок

Функционал предназначен для осуществления и контроля пассажирских перевозок, предоставляет следующие возможности:

• Учет поступления и выдачи билетов;
• Оформление билетно-учетных листов;
• Учет сданной выручки водителями;
• Оформление посадочных ведомостей;
• Формирование расписания движения;
• Учет выходов автобусов на линию;

В программе предусмотрена печатная форма ПЛ автобуса (форма 6).

Картографические сервисы

Поддерживается онлайн отображение на карте текущего местоположения автомобилей, заказов, построенных маршрутов:

• OpenStreetMap (бесплатное использование),
• Ингит, Яндекс.Карты (необходима подписка на сервис правообладателя).

Интеграция с картографическими сервисами позволяет решать следующие задачи:

• геокодирование и визуализация адресов на карте,
• работа с геозонами,
• отображение на карте автомобилей, заказов, построенных маршрутов

Для адресов поддерживается возможность их геокодирования с помощью использования картографических сервисов.

При работе с геозонами доступны следующие возможности:

• создание произвольных геозон непосредственно на карте,
• закрепления за зонами автомобилей, логистов,
• заполнения геозон Москвы и Московской области с помощью обработки «Загрузка геоданных»,
• режим отражения кластеров на карте,
• механизм создания и изменения геозон на карте с помощью визуального редактора

Интеграция с системами спутникового мониторинга

1С:Управление Автотранспортом ПРОФ предоставляет возможности спутникового мониторинга транспорта. Решение обладает встроенным сервисом мониторинга на основе «1C:Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS» и взаимодействует с популярными системами спутникового мониторинга: Omnicomm, Wialon, СКАУТ, Dynafleet, Автограф, Спутник-Авто.

Интеграция с системами спутникового мониторинга позволяет в автоматическом режиме загружать в программу следующие данные:

• координаты,
• пробег,
• расход топлива,
• заправки топливом и сливы топлива,
• нарушения скоростного, температурного режима,
• въезд/выезд в разрешенные/запрещенные зоны,
• другие события.

Эти данные могут использоваться:

• для онлайн заполнения путевых листов, что позволяет упростить и ускорить обработку документов и избежать ввода некорректных данных диспетчером,
• для контроля работы ТС и формирования аналитических отчетов,
• в АРМ “Контроль перевозок”.

Кроме того, посредством специальной настройки системы возможен импорт данных из других систем мониторинга (из промежуточных файлов открытого формата).

В программе реализованы многочисленные отчеты, позволяющие провести сравнительный анализ по пробегу и расходу топлива автомобилями, получить информацию о местонахождении автомобиля, о дополнительных событиях.

Загрузка данных из системы «Платон»

При интеграции 1С с системой в документ «Отчет системы Платон» можно загрузить данные из отчетов системы «Платон»: «Выписка операций» и «Логистический отчет».

Для отражения расходов на платные дороги в разрезе транспортных средств в программе есть документ «Прочие доходы и расходы». Документ можно ввести на основании документов «Отчеты системы Платон».

А для анализа затрат на Платон предусмотрен отчет «Рейтинг затрат на Платон»:

Загрузка данных из системы взимания платы «Автодор»

Интеграция с системой «Автодор» используется для загрузки в программу начислений и отражения расходов на платные дороги.

Для фиксации начислений используется документ «Отчет системы Автодор», позволяющий выполнить загрузку отчетов, сохраненных из личного кабинета сервиса.

Для сверки начислений, контроля за расходами и движением ТС используется документ «Отчет системы Автодор».

Загрузка данных в документ доступна из файла Excel.

Для отражения расходов на платные дороги в разрезе транспортных средств в программе есть документ «Прочие доходы и расходы». Документ можно ввести на основании документов «Отчеты системы Автодор».

А для анализа затрат на Платон предусмотрен отчет «Рейтинг затрат на платные дороги по ТС» или «Рейтинг затрат на платные дороги по водителям».

Мобильное приложение для водителя

Мобильное приложение «Водитель УАТ» — удобный инструмент для работы водителей, экспедиторов. Предназначено для возможности взаимодействия водителей с диспетчерским центром.

Работает совместно с конфигурациями: 1С:Управление Автотранспортом ПРОФ, редакция 2 и 1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП, редакция 1.

Основные функциональные возможности:

• Взаимодействие с диспетчерской в режиме онлайн:
  • чат с диспетчером;
  • кнопки для быстрого предупреждения об опозданиях;
  • отправка координат и фактического времени посещения пунктов маршрута;
  • возможность отправки фото документов груза.
• Работа с маршрутными листами:
  • быстрый просмотр “своих” маршрутных листов;
  • информация о грузе и контактных данных грузополучателя;
  • построение маршрута в Яндекс.Навигаторе;
  • построение маршрута до пункта назначения на картах Google Map.
• Работа с путевыми листами:
  • возможность отправить путевку на печать с мобильного устройства;
  • самостоятельное закрытие путевого листа водителем;
  • добавление данных по заправкам.
• Оформление заявок на ремонт:
  • создание новой заявки;
  • контроль статуса текущих заявок.

Терминал приема/выдачи путевых листов

Программа упрощает процедуру выдачи и закрытия путевых листов с помощью специального терминала.

• Терминал может быть оформлен по аналогии с платежными терминалами
• Терминал может быть оформлен как выделенный персональный компьютер со сканером штрих-кода и считывателем магнитных карт

Водитель с помощью магнитной карточки, ввода пароля или посредством RFID-метки авторизуется на терминале и видит список открытых на него путевых листов. Он может распечатать или закрыть путевку.

При закрытии путевого листа сканер терминала считывает штрих-код на путевом листе, открывается путевка и водитель последовательно вводит итоговые данные по рейсу.

Перед расчетом путевки и ее закрытием водителю предоставляется возможность проверить итоговые данные.

Обмен данными с типовыми конфигурациями 1С