Электронные перевозочные документы: руководство по переходу на ЭПД и преимущества использования

С 1 сентября 2022 года вступили в силу новые Правила обмена электронными документами, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 21 мая 2022 г. № 931. Теперь при организации грузоперевозок компании могут полностью отказаться от бумажного документооборота и перейти на использование электронных перевозочных документов (ЭПД), передаваемых через государственную информационную систему ГИС ЭПД.

Если описать процесс кратко, он напоминает традиционный обмен документами через электронный документооборот (ЭДО). Однако, чтобы лучше понять особенности работы с системой, рассмотрим ключевые аспекты этой темы более детально.

Для удобства чтения, статья разбита на темы:

• Определения ключевых терминов;
• Документы, которые уже можно оформлять как электронные;
• Участники системы ГИС ЭПД;
• Как начать использовать систему;
• Преимущества работы с элекронными перевозочными документами;
• Поддерживаемые конфигурации 1С;
• Заключение

Расшифровка ключевых терминов

Для лучшего понимания процесса давайте разберем ключевые термины и кратко обсудим момент запуска системы:

• ЭПД (электронные перевозочные документы) — это цифровые аналоги традиционных документов, используемых при транспортировке грузов от поставщика к заказчику. Эти документы содержат информацию о статусах грузоперевозки (титулы) и другие важные данные.
• ГИС ЭПД — государственная информационная система, которая аккумулирует и хранит данные по грузовым перевозкам в пределах РФ. Система активно развивается, чтобы охватить все виды транспорта, включая автомобильный, железнодорожный, авиационный и водный, а также международные перевозки.
• Операторы ИС ЭПД — организации, предоставляющие услуги по созданию и передаче электронных перевозочных документов в систему ГИС ЭПД. Примеры таких операторов: АО «Калуга Астрал», ООО «Э-КОМ», АО «СКБ Контур» и другие.

ГИС ЭПД была запущена в тестовом режиме в 2022 году, а позже в том же году начала работать в промышленной эксплуатации на добровольной основе. Однако, по прогнозам, уже с 2025 года их использование станет обязательным для ряда отраслей, в том числе для перевозок алкогольной продукции и спиртосодержащих изделий.

Какие документы можно оформить в системе ГИС ЭПД?

Важно отметить, что все необходимые документы можно создавать, хранить и редактировать прямо в программах 1С, не переключаясь на другие приложения и без использования дополнительных обработок. Инструменты для работы с ЭПД встроены в программы 1С, что делает процесс простым и удобным.

На текущий момент в системе можно оформить следующие электронные документы:

• транспортная накладная (ЭТрН);
• путевой лист (ЭПЛ);
• заказ-наряд (ЭЗН);
• сопроводительная ведомость (ЭСВ);
• заказ (заявка) (ЭЗЗ);
• договор фрахтования (ЭДФ).

Список доступных документов будет постепенно расширяться по мере развития системы.

Кто обязан работать с ЭПД?

Ключевыми участниками оборота ЭПД являются грузоотправители, грузополучатели, перевозчики, фрахтовщики, фрахтователи, медорганизации (проводящие предрейсовые осмотры) и механики. Зачастую цепочка включает всего три звена: грузоотправитель -> перевозчик -> грузополучатель.

Процесс обмена электронными транспортными накладными происходит следующим образом:

1. Грузоотправитель оформляет ЭТрН в программе 1С и отправляет её перевозчику и грузополучателю.
2. Перевозчик подтверждает принятие груза или отказывается от него, уведомляя об этом грузоотправителя и грузополучателя. При приеме груза перевозчик может вносить изменения, такие как замена адреса, водителя или транспортного средства.
3. После доставки грузополучатель подтверждает получение груза или отказывается от него и уведомляет всех участников процесса.
4. Перевозчик отправляет уведомление о завершении или неполной передаче груза. В случае частичной выгрузки перевозчик может скорректировать информацию о маршруте, а также обновить данные о стоимости перевозки для согласования с грузоотправителем.

В процессе перевозки сотрудники ГИБДД могут проверить электронные документы с помощью сканирования QR-кода на ЭТрН. Важно, чтобы у водителя был электронный, а не бумажный вариант документов, так как в случае изменений QR-код автоматически обновляется, тогда как бумажная версия может остаться недействительной, что может привести к штрафам.

Как перейти на обмен перевозочными документами в электронном виде?

Процесс перехода на электронные перевозочные документы состоит из нескольких шагов:

1. Подключиться к ГИС ЭПД:

• Выберите оператора ИС ЭПД, например, АО «Калуга Астрал».
• Свяжитесь с нашими сотрудниками для оформления подключения и получения необходимых инструкций.

2. Настроить электронной документооборот в программе 1С:

• Убедитесь, что ваша версия 1С поддерживает работу с ЭПД. Перечень конфигураций, которые поддерживают работы с системой вы можете увидеть ниже в этой статье;
• Подключите сервис 1С-ЭПД в вашей версии 1С.

3. Оформить квалифицированные электронные подписи:

• Получите квалифицированные электронные подписи для сотрудников, ответственных за подписание транспортных документов. Отправить заявление на получение подписи можно через сервис «1С-Подпись»;

4. Отправить обмен приглашениями к обмену ЭПД с контрагентами:

• Отправьте приглашения вашим партнерам для обмена электронными документами через 1С.

5. Обеспечение сотрудников техникой:

• Убедитесь, что сотрудники, работающие с ЭПД, имеют доступ к интернету и обладают необходимыми правами на работу с ЭДО в вашей программе 1С.

Для подключения и настройки электронного документооборота рекомендуется обращаться к сертифицированным партнерам фирмы «1С».

Преимущества транспортного ЭДО

1. Ускорение документооборота. Сокращается операционный цикл и увеличивается оборачиваемость. Благодаря этому транспортные компании получают оплату за услуги в среднем на 20 дней быстрее.
2. Доступ к накладной из любой точки мира. Всегда можно проверить статус грузоперевозки, поскольку каждый этап фиксируется в ЭПД.
3. Возможность оперативного обновления документа. Ошибки и изменения в маршруте могут быть быстро внесены, а новый вариант ЭПД становится доступен всем участникам процесса.
4. Снижение операционных затрат. Экономия на бумаге, расходных материалах и доставке документов.
5. Удобное хранение и поиск. Все ЭПД хранятся в электронном архиве, что облегчает поиск нужного документа и исключает необходимость хранения бумажных копий.
6. Упрощение проверок. Налоговые органы могут получить доступ к электронным версиям документов в ГИС ЭПД, устраняя необходимость предоставления бумажных копий.

В каких программах 1С уже можно работать с ЭПД

• 1С:Бухгалтерия;
• 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0;
• 1С:Бухгалтерия некоммерческой организации 8;
• 1C:Управление нашей фирмой;
• 1С:Розница 3.0;
• 1С:Управление холдингом;
• 1С:Управление производственным предприятием 1.3;
• 1C:ERP Управление предприятием 2.5;
• 1С:ERP. Управление холдингом;
• 1С:Комплексная автоматизация;
• 1C:Управление торговлей;
• 1С:Клиент ЭДО, ред. 2;
• 1C:Управление автотранспортом Стандарт/ПРОФ;
• 1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП;
• мобильное приложение «1С-ЭПД».

Важно отметить, что 1С-ЭПД можно встроить в любые другие приложения на платформе «1С:Предприятие 8». Вы можете запросить внедрение в вашу конфигурацию у наших специалистов.

Заключение

Работа с ЭПД кажется сложной лишь поначалу. На практике же получается, что вы оформляете все те же перевозочные документы, что и раньше, только теперь добавляется шаг отправки их в электронном виде вашим контрагентам.

Мы всегда готовы помочь вам и ответить на все возникающие вопросы. Не откладывайте настройку ЭПД в долгий ящик, ведь гораздо удобнее начать работать с системой, пока идёт тестовый период, чем начинать, когда уже введены штрафные санкции.

Или заполните форму обратной связи ниже, и наш менеджер свяжется с вами в кратчайшие сроки.